Die Stadt Grenchen betreibt zurzeit einen E-Mail Server in einer eigenen IT-Infrastruktur. Um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen, sowie Systeme und Software immer aktuell zu halten, muss ein beträchtlicher Aufwand geleistet werden. Den E-Mail-Dienst von einem externen Anbieter aus der Cloud zu beziehen, könnte den eigenen Aufwand reduzieren - es ist jedoch unklar, welche rechtlichen Anforderungen erfüllt werden müssen, wie das Kosten-Nutzen Verhältnis einer Cloud-Lösung gegenüber der aktuellen On-Premises- Lösung ist und welche Auswirkungen eine Auslagerung für die Organisation und die Arbeitsweise der Stadt Grenchen hätte.

Mithilfe von Interviews und Fachliteratur werden die Anforderungen an den E-Mail-Dienst aufgenommen. Anhand dieser werden anschliessend die E-Mail-Dienst Varianten (On-Premises und Cloud) analysiert, bewertet und verglichen. Auf Basis dieser Ergebnisse wird eine Variante für den zukünftigen E-Mail-Dienst empfohlen. Davon unabhängig, wird mit einer Roadmap aufgezeigt, wie der E-Mail-Dienst zu einem Cloud Anbieter ausgelagert werden könnte. Die Ergebnisse werden in einem iterativen Vorgehen von Fachpersonen und anhand von Fachliteratur überprüft und verbessert. Der Fachgruppenleiter Cloud Computing von eCH evaluierte die Arbeit.

Die Bachelor-Arbeit zeigt die Unterschiede sowie die Vor- und Nachteile zwischen den E-Mail-Dienst Varianten On-Premises und Cloud auf. Dabei werden auch Gesamtkosten (TCO) sowie Kapitalrentabilität (ROI) berücksichtigt. Die erarbeiteten Erkenntnisse bildeten die Basis für die Empfehlung zugunsten der Cloud Variante. Diese zeigte vor allem bei den Kosten und dem Arbeitsaufwand deutliche Vorteile gegenüber der On-Premises Variante. Damit eine Auslagerung jedoch möglich ist, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. Dies ist in erster Linie ein verlässlicher Schutz der E-Mails vor unautorisiertem Zugriff durch Verschlüsselung. Weiter müssen Risiken, wie die Datenspeicherung sowie die Gerichtsbarkeit ausserhalb der Schweiz ausgeschlossen oder auf ein tolerierbares Mass gesenkt werden können. Die Bachelor-Arbeit liefert eine umfassende Grundlage für die Stadt Grenchen um die nächsten Schritte zu planen und zu wissen auf was bei einer Auslagerung in die Cloud geachtet werden muss. In naher Zukunft wird sich jedoch aufgrund Schweizer Rechenzentren von Microsoft und einem neuen Datenschutzgesetz die Ausgangslage ändern und erneut beurteilt werden müssen.