Die Berufsschule Lenzburg ist ein Kompetenzzentrum für die berufliche Aus- und Weiterbildung. Über 200 Mitarbeitende begleiten die 2200 Berufslernenden, 200 Berufsmaturanden technischer Richtung und 1350 Teilnehmenden der Erwachsenenbildung in ihrem Schulalltag. Um die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen, entwickelt sich die BSL hinsichtlich E-Business und E-Learning weiter: Die Lernenden bringen ihre Tablets und Laptops mit zum Unterricht, die Lernplattform "ILIAS" wird genutzt und auf der Website stehen den Lernenden elektronische Formulare zur Verfügung. All diese Dokumente und Informationen sind zu Projektbeginn eher zufällig in verschiedenen Systemen abgelegt. So ist den Lernenden sowie den Mitarbeitenden nicht immer klar, wo sie die gewünschten Daten finden können.

Für ein genaues Verständnis der konkreten Problemstellung werden zuerst die bestehenden Systeme und deren Schwächen analysiert. Darauf basierend wird der gewünschte Zustand definiert – Hauptziel ist demnach, dass die Lernenden sowie die Mitarbeitenden Dokumente und Informationen im Schulalltag einfach finden. Mittels Analyse der Anforderungen und anschliessend möglichen Lösungen wird ein Konzept erarbeitet, welches schlussendlich in einem Lernendenportal und einem Mitarbeitendenportal resultiert. Durch die frühzeitige Umsetzung bleibt noch genug Zeit, um die Nachhaltigkeit des Projekts mit interaktiven Schulungen sicherzustellen.

Mit den beiden zu Schulbeginn eingeführten Portalen kann die Berufsschule Lenzburg ihren Lernenden und Mitarbeitenden Informationen und Dokumente zentral und einfach zur Verfügung stellen. Beide Portale sind von der öffentlichen Website der Berufsschule aufrufbar. Das Lernendenportal erweitert die bestehende Website der Berufsschule um eine übersichtliche benutzerfreundliche Unterseite. Hier stehen sowohl den bestehenden als auch den künftigen Lernenden wichtige Links, Formulare, Downloads und weitere Informationen zur Verfügung. SharePoint als Mitarbeitendenportal bietet den Mitarbeitenden einen einheitlichen übersichtlichen Einstiegspunkt, wo alle nötigen Links, Downloads sowie IT Statusinformationen abrufbar sind. Zudem stehen sämtliche administrative Unterlagen und Anleitungen in zwei Unterwebseiten zur Verfügung. Mit der neuen intuitiven Lösung ist die Suche von Dokumenten für den Schulalltag kein Diskussionspunkt mehr – allen ist klar, wo diese aufzufinden sind.