Elektronische Führungshandbuch Gymnasium Kirchenfeld

Das Gymnasium Kirchenfeld in Bern betreibt ein elektronisches Fu¨hrungshandbuch. Dieses Fu¨hrungshandbuch soll die Lehrpersonen bei der Beantwortung verschiedener Sachverhalte im Arbeitsalltag leiten und unterstu¨tzen. Des Weiteren ist zusätzlich fu¨r das Kriseninterventionsteam ein Fu¨hrungshandbuch fu¨r ausserordentliche Lagen vorhanden.

Fluri, Philippe & Kurt, Lukas & Müller, Tino & Walker, Nicolas & Zimmermann, Larraine, 2016

Art der Arbeit Projektarbeit/Praxisprojekt
Auftraggebende Gymnasium Kirchenfeld
Betreuende Dozierende Kundert, Anke
Keywords Dokumentenmanagement, Führungshandbuch, Intranet, IT- Management
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Nach dem Zusammenschluss des Mathematisch Naturwissenschaftlichen-, des Wirtschafts –und Literaturgymnasium zum Gymnasium Kirchenfeld wurde ein gemeinsames Führungshandbuch mit Regelungen und Weisungen entwickelt. Dieses Führungshandbuch ist zurzeit als Print- sowie Webversion erhältlich. Das Führungshandbuch basiert auf Word-Dateien und wird alle drei Jahre überarbeitet. Jede Regelung und Weisung ist dabei als einzelnes Word-File vorhanden. Da zwecks dieser Überarbeitung jede Datei einzeln überprüft und visiert werden muss, führt dies zu einer zeitintensiven periodischen Revision. Die Suche nach gewünschten Regelungen und Weisungen ist momentan für alle Anwendende unbefriedigend. Damit das gesuchte Dokument überhaupt gefunden werden kann, muss ein exaktes Stichwort aus dem Dateinamen eingegeben werden. Im Weiteren wurde für Schülerinnen und Schüler sowie Lehrpersonen ein Vademecum er-zeugt, welches auf einige spezifischen Inhalte des Führungshandbuches verweist. Das Vademecum wird momentan überarbeitet und soll anschliessend nur noch als App verfügbar sein. Ein weiteres Problem in der heutigen Form des Führungshandbuches sind die Redundanzen der beiden Führungshandbücher.
Die Projektgruppe führt in einem ersten Schritt eine IST-Analyse des elektronischen Führungshandbuches im Gymnasium Kirchenfeld durch. Die Analyse soll Aufschluss darüber geben, was das Führungshandbuch dem Anwender zurzeit anbietet, in welchen Bereichen eine Einschränkung der Benutzerfreundlichkeit vorliegt und wo Potenzial für Verbesserungen herrscht. Um die Analyse möglichst effizient durchzuführen, wird das Führungshandbuch auf die Kriterien Verfügbarkeit, Einfachheit, Nachhaltigkeit und Aktualität geprüft. In einem nächsten Schritt werden anhand von Anwenderinterviews einzelne Lehrkräfte des Gymnasiums Kirchenfeld befragt werden. Diese Interviews sollen der Projektgruppe als zusätzliche Hilfe dienen, um ein spezifisches Konzept zu erarbeiten, welches die Bedürfnisse des Anwenders optimal deckt. Die Ergebnisse der IST-Analyse sowie der durchgeführten Anwenderinterviews bilden die Grundlage für eine Prioritätenliste. Die Antworten zeigen konkret auf, welche Massnahmen unter welchen Bedingungen ergriffen werden können und in welcher Form sie zu einer Optimierung des Führungshandbuches beitragen. Die letzte Phase dieses Projektes beginnt mit einer Konzeptformulierung. Durch die Erkenntnisse aus der Prioritätsliste erstellt das Projektteam die Rahmenbedingungen, welche die Grössenordnung des Konzeptes festlegen. Die Erarbeitung von ersten Lösungsansätzen soll dem Auftraggeber mögliche Optionen im Rahmen der Projektarbeit aufzeigen. Aufgrund eines Feedbacks des Aufraggebers entscheidet die Projektgruppe, welche Option vertieft werden soll.
Das in dieser Arbeit zugrundeliegende Ziel bestehen darin, der Auftraggeberschaft ein Konzept fu¨r die Verbesserung des elektronischen Fu¨hrungshandbuchs zu präsentieren. Die Ziele dieses Konzepts sind die Optimierung der periodische Überarbeitung, der Suchfunktion, der Strukturierung und eine Modulierung des Fu¨hrungshandbuchs. Das Konzept wird in Form eines Massnahmenplans umgesetzt. Durch die Auftraggeberschaft sind, aus dem vom Projektteam ausgearbeiteten Lösungsvorschlagspool, sechs Massnahmen zur weiteren Bearbeitung ausgesucht worden. Der endgu¨ltige Massnahmenkatalog besteht aus einem Guide, die Einrichtung einer u¨bergeordneten Suchfunktion, neue Begriffsbezeichnungen fu¨r die Kapitel, eine initiative Namensgebung der Dokumente, die Einrichtung einer Favoritenliste und einen Umsetzungsvorschlag fu¨r die Beseitigung von Redundanzen zwischen den beiden Fu¨hrungshandbu¨chern.
Studiengang: Betriebsökonomie (Bachelor)
Vertraulichkeit: öffentlich
Art der Arbeit
Projektarbeit/Praxisprojekt
Auftraggebende
Gymnasium Kirchenfeld , Bern
Autorinnen und Autoren
Fluri, Philippe & Kurt, Lukas & Müller, Tino & Walker, Nicolas & Zimmermann, Larraine
Betreuende Dozierende
Kundert, Anke
Publikationsjahr
2016
Sprache der Arbeit
Deutsch
Vertraulichkeit
öffentlich
Studiengang
Betriebsökonomie (Bachelor)
Standort Studiengang
Olten
Keywords
Dokumentenmanagement, Führungshandbuch, Intranet, IT- Management