Seit dem Jahr 2008 schreibt das Gesetz über die Einwohnergemeinden des Kantons Aargau vor, dass ein IKS existieren sollte. Im Kanton Aargau liegt die kleine Einwohner- und Ortsbürgergemeinde Herznach mit insgesamt 1‘447 Einwohnerinnen und Einwohnern. Die Gemeinde hat bisher kein standardisiertes IKS eingeführt. Vereinzelte IKS-Elemente werden angewendet, diese sind aber nicht systematisch aufgebaut und detailliert dokumentiert.

Die Jahresrechnung wird analysiert, um die finanziellen wesentliche Positionen und die darin enthaltene wesentliche IKS-Prozesse ausfindig zu machen. Die Prozesse „Abrechnung und Auszahlung an Behörden und Kommissionen“, „Kassaführung“, „Fakturierung der Gebühren“ und „Führung des Steuerregisters“ werden mit den entsprechenden Abteilungsleitenden aufgenommen. Die Prozesse werden visualisiert und mögliche Risiken definiert. Die bestehenden Kontrollmassnahmen werden aufgenommen. Aus den theoretischen Grundlagen und der IST-Aufnahme werden Empfehlungen zu den bestehenden Kontrollmassnahmen abgegeben.

Es wurde festgestellt, dass die Gemeinde Herznach über ein gutes, jedoch nicht dokumentiertes Kontrollsystem verfügt. Der Prozess „Auszahlung und Abrechnungen an Behörden und Kommissionen“ könnte durch Einführung und Dokumentation des Vier-Augen-Prinzips optimiert werden. Die Zugriffsberechtigung bei der Kasse sollte beschränkt werden. Zudem kann der Prozess „Fakturierung von Gebühren“ durch Kontrollen zur Sicherstellung der vollständigen und korrekten Erfassung und Verbuchung von Fakturen während der Bauphase optimiert werden. Mit der vorliegenden Arbeit wird die Grundlage für ein IKS geschaffen. Die Aktualisierung und Überprüfung des IKS liegt in der Hand des IKS-Verantwortlichen. Es sollen weitere Prozesse in das IKS aufgenommen und dokumentiert werden, damit ein sicherer Umgang mit öffentlichen Mitteln und die Glaubwürdigkeit bei Bürgerinnern und Bürgern gestärkt werden kann.