Das Berufsbildungsheim Neuhof verwaltet die internen Richtlinien über ein PowerPoint-basiertes Managementsystem, welches über die Jahre gewachsen ist. Es dient in erster Linie der übersichtlichen Darstellung der Unterlagen und verfügt über keinerlei arbeitsunterstützende Werkzeuge. Die wachsende Anzahl an Dokumenten hat einen negativen Einfluss auf die Performance des Systems, weshalb eine neue Plattform gesucht wird. Diese soll mit einem Intranet kombiniert die zentrale Arbeitsplattform bilden. Nützliche Systemfunktionen sollen Prozesse unterstützen und Dokumente einfacher auffinden lassen.

Der Projektablauf wurde in vier Phasen unterteilt: Analysephase, Auswertungsphase, Konzeptionsphase und Planungsphase. In der ersten Phase wurden mittels Ermittlungstechniken Bedürfnisse aufgenommen, priorisiert und in einem Lastenheft zusammengefasst. Dies wurde an vorselektierte Anbieter gesandt, welche anschliessend ihre Lösungen vorlegten. Mit Hilfe einer Nutzwertmatrix und Kostenanalyse wurden diese anschliessend bewertet. Nach Absprache mit dem Auftraggeber wurde ein Konzept, basierend auf der evaluierten Lösung, erarbeitet, sowie ein Vorschlag für Design und Realisationsplan entworfen.

Mit SharePoint Online wurde eine Lösung gefunden, welche auf die aktuellen Bedürfnisse des Auftraggebers zugeschnitten ist, aber auch zukünftige Erweiterungsmöglichkeiten in diversen Bereichen bietet. Das neue System soll ebenfalls Arbeitsordner von Projekten und Abteilungen umfassen, womit sämtliche Unterlagen an einem zentralen Ort abgelegt werden. Mit SharePoint kann eine interne Informationsplattform aufgebaut werden, welche mit diversen Hilfsmitteln wie einer Suchfunktion oder Versionierung von Dokumenten bestückt ist. Ebenfalls bietet das Neusystem die Möglichkeit Workflows zu definieren. Mit dem Einsatz von SharePoint können Prozesse wie zum Beispiel der Freigabeprozess von Dokumenten vereinfacht, Unterlagen einfacher gefunden und langfristig auch Zeit gespart werden. Ein gut durchgeplantes Berechtigungskonzept sowie persönliche Benutzerprofile ermöglichen die Kontrolle über den Zugriff auf Arbeitsordner und das Bearbeiten von Dokumenten. Durch den Bezug der Software aus der Cloud werden zudem die IT-Verantwortlichen entlastet. Für die empfohlene Lösung wurde ein regionaler Anbieter gefunden, welcher mit seiner Erfahrung für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts beiträgt.