Das zB. Zentrum Bildung ist ein Bildungsinstitut mit den Abteilungen Grundbildung und Weiterbildung. Beide Abteilungen arbeiten mit derselben Software. Die Abteilung Weiterbildung möchte diese durch eine neue, zukunftsorientierte ERP-Software ablösen. Die jetzige bietet unzureichende Schnittstellen zu anderen, täglich gebrauchten Programmen. Die Mitarbeiterinnen müssen gleiche Daten an mehreren Orten eingeben, was die Abläufe ineffizient gestaltet.

Für die Zielerreichung werden die Phasen Initialisierung, Voranalyse und Evaluation des Phasenmodells HERMES erarbeitet. In der Phase Initialisierung wird das Projekt gestartet. In der Voranalyse werden die IST-Situation aufgenommen, die Anforderungen definiert und die ersten Softwarelösungen eruiert. Im Rahmen der Evaluation erhalten die fünf passendsten Firmen das Pflichtenheft zugestellt und werden um eine Präsentation ihrer Softwarelösung gebeten. Die eingereichten Offerten werden bewertet und eine Softwareempfehlung wird abgegeben.

Die vier eingereichten Offerten wurden anhand der Kriterien in der Präferenzmatrix miteinander verglichen und mittels der Nutzwertanalyse bewertet. Die Softwarelösungen der Firmen Tocco AG und JCS Software AG decken die aufgestellten Anforderungen umfassend ab. Zu beiden Anbietern besteht ein guter Kontakt. Die zwei wesentlichen Unterschiede sind die Kosten und die Benutzeroberfläche. Die Firma Tocco AG konnte mit weiteren Modulen zur Erweiterung punkten. Es obliegt nun dem zB. Zentrum Bildung zu entscheiden, welche Softwarelösung in Zukunft eingesetzt werden soll. Mit der Softwarelösung Tocco könnte die momentane Verwaltungssoftware der Weiterbildung durch eine neue, zukunftsorientierte ERP-Software abgelöst werden.