Die BERAG verwaltet als unabhängige Dienstleisterin Pensionskassen und beschäftigt rund 110 Mitarbeitende. Mit der Verwaltungssoftware P40 löst das System Prozesse selbsttätig aus, die zuvor von Hand angestossen wurden. Die Mitarbeitenden führen weniger aus und prüfen mehr, während der Betrieb ohne Unterbruch weiterläuft. Für das Unternehmen stellte sich die Frage, welche Herausforderungen dieser Übergang für die Belegschaft mit sich bringt und welche Massnahmen sie verringern. Betrachtet wurden Rollenklarheit, Akzeptanz der Software sowie Schulung und Kommunikation.

Die Untersuchung verband ein quantitatives und ein qualitatives Verfahren. An der anonymen Online-Umfrage nahmen 27 der 109 angeschriebenen Mitarbeitenden teil, ein Rücklauf von rund 25 Prozent. Ergänzend wurden drei leitfadengestützte Interviews mit bewusst kontrastierend ausgewählten Personen aus Verwaltung, Buchhaltung und Prozessteam geführt. Die Umfragedaten wurden über Mittelwerte und Zusammenhangsmasse ausgewertet und unabhängig gegengeprüft, die Gespräche über eine qualitative Inhaltsanalyse. Aus der Gegenüberstellung von heutigem und angestrebtem Zustand entstanden die Empfehlungen.

Die Mitarbeitenden schätzten ihre eigene Rolle im Mittel als eher klar ein, mit 3,64 auf einer Skala von 1 (trifft gar nicht zu) bis 5 (trifft voll zu). Unklar blieb die Zuständigkeit zwischen Verwaltung und Finanzbuchhaltung, vor allem bei den Abstimmungen. P40 wurde als eher nützlich bewertet (3,64), am kritischsten Bedienung und Navigation (3,17), bei weit auseinanderliegenden Urteilen. Wer die eigene Rolle klarer sah, erlebte die Software als deutlich nützlicher. Am engsten hing die Akzeptanz mit der Qualität von Schulung und Kommunikation zusammen, die gut bewertet wurde (3,80), aber nicht alle erreichte: Keine der drei befragten Personen hatte eine reguläre Schulung besucht. Dauer der Tätigkeit und Berufserfahrung erklärten die Unterschiede nicht. Den Ausschlag gaben nicht die Personen, sondern die Bedingungen der Einführung. Wer Testumgebung und Parallelbetrieb hatte, beschrieb den Einstieg als gelungen, wer ohne beides startete, als riskant. Daraus entstanden sechs Empfehlungen, vordringlich eine kurze Einführung in die Systematik vor dem ersten produktiven Fall, eine Übersicht der automatischen Prozesse und eine verbindliche Zuständigkeit für die Abstimmungen.