Ein mittelgrosses schweizerisches Produktionsunternehmen erfasst die Arbeitszeiten derzeit über ein stationäres Stempelterminal. Dadurch sind die Mitarbeitenden bei der Zeiterfassung örtlich gebunden und haben keinen direkten Überblick über ihre Arbeitszeit- und Feriensalden. Zudem bestehen Optimierungspotenziale bei der Erfassung von Absenzen, Spesen, Dokumenten und projektbezogenen Arbeitszeiten.

Auf Basis einer Literaturrecherche wurden Grundlagen zu Zeiterfassung, rechtlichen Anforderun-gen, Datenschutz und aktuellen Entwicklungen in HR-Prozessen erarbeitet. Die bestehenden Pro-zesse wurden mittels Business-Process-Modellen visualisiert. Ergänzend wurden Anforderungen durch Gespräche mit der Auftraggeberschaft erhoben und vier verschiedene Zeiterfassungssyste-me in Gesprächen mit deren Anbietern evaluiert. Die Systeme wurden anschliessend mittels einer Nutzwertanalyse anhand der definierten Anforderungen verglichen und bewertet.

Die Untersuchung zeigt, dass ein integriertes, webbasiertes Zeiterfassungssystem die Anforderun-gen des untersuchten Unternehmens am besten erfüllt. Die empfohlene Lösung überzeugt insbe-sondere durch Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Anpassungsfähigkeit, Datenschutz und Zukunftsfähigkeit. Die Nutzwertanalyse fiel knapp aus, eine vertiefte Betrachtung von Kosten und Nutzen zeigt jedoch einen langfristigen Mehrwert.Mit dem neuen System können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten unabhängig vom Standort erfas-sen und ihre Arbeitszeit- und Feriensalden selbstständig einsehen. Ferien, Krankheiten, Spesen und weitere Dokumente können digital erfasst und zur Genehmigung eingereicht werden. Die pro-jektbezogene Zeiterfassung unterstützt zudem die Kontrolle und Steuerung von Projekten und Aufträgen. Gleichzeitig lassen sich administrative Abläufe automatisieren und vereinfachen. Für eine nachhaltige Einführung sind Schulungen, transparente Kommunikation und begleitende Change-Management-Massnahmen zentral.