Kostenstellenplanung, Umlagen, Kostenträger, Umsatzplanung und Deckungsbeitragsrechnung sind Teil des Budgetierungsprozesses. Die einzelnen Schritte sind über mehrere Dateien und Systeme miteinander verknüpft. Dies wird besonders wichtig bei nachträglichen Managementvorgaben, weil danach die Änderungen in mehreren Teilplänen und Geschäftsbereichen nachgeführt werden müssen.

Für die Untersuchung wurden Dokumente, Dateien und Prozesse analysiert. Dabei wird ein Geschäftsbereich vertieft als Referenz verwendet und einzelne ausgewählte Besonderheiten weiterer Geschäftsbereiche werden ergänzend miteinbezogen. Anhand der Kriterien Effizienz, Datenkonsistenz und Nachvollziehbarkeit werden die Ergebnisse beurteilt und anschliessend werden Optimierungsansätze entwickelt.

Die Analyse zeigt, dass der bereits bestehende Budgetierungsprozess über dokumentierte und grundsätzlich geeignete Kontrollen verfügt. Die tatsächliche Wirksamkeit wurde in der Einzellfallanalyse jedoch nicht quantitativ geprüft. Aus diesem Grunde sind mehrere Dateien, Systeme und geschäftsbereichsspezifische Varianten nicht automatisch als Schwachstellen zu bewerten. Der grösste Optimierungsbedarf liegt in der bereichsübergreifenden Steuerung und der Dokumentation von Änderungen. Folgendes wird empfohlen: Eine zentrale Änderungs- und Statusübersicht, definierte Momentaufnahmen des Kostenstellen-Budget-Tools, laufbezogene Kommentare bei wesentlichen Ergebnisveränderungen und ein Informationsblatt bei wichtigen Umlagedateien. Zusätzlich soll eine historisch gewachsene Verrechnungslogik vor einer potenziellen Umsetzung fachlich geprüft werden. Für die Auftraggeberschaft entsteht dadurch ein transparenterer und besser steuerbarr Budgetierungsprozess. Die Verbindung zwischen Managementvorgaben, Bearbeitungen und Ergebnissen wird nachvollziehbarer, ohne dass bereits bestehende Kontrollen oder fachlich notwendige Unterschiede zwischen den Geschäftsbereichen unnötig ersetzt werden.