Die Digitalisierung verändert zunehmend die Arbeitsprozesse im öffentlichen Sektor. Auch beim Hochbauamt Basel-Landschaft wurde mit dem Managementinformationssystem (MIS) ein digitales System eingeführt, dessen Nutzung neben technischen auch durch organisatorische und menschliche Aspekte beeinflusst wird. Die Arbeit untersucht daher, welche Faktoren die Nutzung des MIS beeinflussen und welche Change-Management-Massnahmen sich daraus ableiten lassen.

Zur Beantwortung der Forschungsfrage wurde ein qualitativer Forschungsansatz gewählt. Grundlage bildeten eine Literaturrecherche zu Change-Management und Technologieakzeptanz sowie acht halbstrukturierte Interviews mit Mitarbeitenden und Projektbeteiligten des Hochbauamts Basel-Landschaft. Die Interviews wurden anhand der qualitativen Inhaltsanalyse nach Mayring ausgewertet. Durch die Verknüpfung der theoretischen Grundlagen mit den empirischen Ergebnissen konnten zentrale Einflussfaktoren identifiziert und daraus praxisorientierte Handlungsempfehlungen entwickelt werden.

Die Untersuchung zeigt, dass die erfolgreiche und nachhaltige Nutzung des MIS nicht allein von dessen technischer Umsetzung abhängt. Als zentrale Einflussfaktoren wurden eine kontinuierliche Kommunikation, die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden, der wahrgenommene Nutzen, eine hohe Datenqualität, Schulung und Unterstützung sowie geeignete organisatorische Rahmenbedingungen identifiziert. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse wurde ein praxisorientiertes Change-Management-Instrumentarium entwickelt. Dieses umfasst eine Kommunikationsmatrix, eine Stakeholderanalyse, ein Workshopkonzept, einen KPI-Steckbrief zur Datenqualität sowie eine Change-Checkliste. Die Instrumente ermöglichen es Projektverantwortlichen, Change-Management-Massnahmen systematischer zu planen, umzusetzen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Sie können sowohl für die Weiterentwicklung des MIS als auch für zukünftige Digitalisierungs- und Veränderungsprojekte eingesetzt werden. Langfristig können die Instrumente zu einem Change-Management-Handbuch zusammengeführt und im Qualitätsmanagementsystem Q.Wiki als standardisierte Vorlagen für Projektverantwortliche bereitgestellt werden.