Ein kleines Treuhandunternehmen nutzt bereits viele digitale Tools und Systeme. Zurzeit fehlen jedoch einheitliche Prozessdokumentationen und -abläufe, was zu vielen Redundanzen, Doppelspurigkeiten und weiteren Ineffizienzen führt. Zudem ist es schwierig, Aufgabenübergaben und Verantwortlichkeiten systematisch nachzuvollziehen. Diese Probleme sind auch eine Folge einer Umstrukturierung im Unternehmen vor zwei Jahren, bei welcher durch den Austritt von Schlüsselpersonen viel Wissen verloren gegangen ist.

Zur Beantwortung der Fragestellung wurden wissenschaftliche Artikel und Bücher in den Datenbanken Google Scholar und Swisscovery analysiert. Die untersuchte Literatur befasste sich mit den Veränderungen der Treuhandbranche infolge der Digitalisierung und der Verbreitung der künstlichen Intelligenz. Des Weiteren wurden die theoretischen Grundlagen von Geschäftsprozessen erläutert. Zusätzlich wurden Interviews mit vier Mitarbeiter:innen geführt sowie die Prozesse und Alltagsabläufe vor Ort über einen Zeitraum von drei Monaten beobachtet und die eingesetzten IT-Systeme untersucht.

Als Ergebnis der Arbeit wurden für die Kernprozesse Steuern, Buchhaltung/Abschluss sowie Revision Dokumentationen und Visualisierungen erstellt. Aus der Analyse lassen sich sechs Handlungsempfehlungen ableiten. Durch eine klare Definition der Verantwortlichkeiten sollen die Aufgaben besser den Mitarbeiter:innen zugeordnet werden und zugleich der Geschäftsführer entlastet werden. Die Festlegung der Rollen der verschiedenen IT-Systeme soll die Datenqualität erhöhen und Redundanzen vermeiden. Durch Wissensaustausch und Weiterentwicklung der Prozessdokumentationen und -visualisierungen soll die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen künftig reibungsloser funktionieren und es soll einheitlich gearbeitet werden. Eine Bereinigung des ERP-Systems soll zu einem einfacheren Umgang mit diesem und einem geringeren Zeitaufwand für die Dokumentation und Erfassung von Ereignissen führen. Die Optimierung des Empfangs- und Dokumentenmanagements soll eine schnellere Bearbeitung und bessere Übersichtlichkeit über die Unterlagen ermöglichen. Die Zentralisation der Rechnungsstellung soll diese beschleunigen und dadurch die Liquidität des Unternehmens verbessern und die Anzahl offener Mandate reduzieren.