Die bestehende Wissensplattform unterstützt Mitarbeitende und Studierende bei der Suche nach Anleitungen und Wissen. Im Betrieb zeigen sich jedoch Herausforderungen bei Auffindbarkeit, Struktur, Pflege und Governance. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Integration, Benutzerfreundlichkeit und KI-Unterstützung. Ziel der Arbeit war deshalb nicht nur die Prüfung eines möglichen Toolwechsels, sondern zunächst die Klärung, welche organisatorischen und strukturellen Voraussetzungen eine künftige Wissensplattform erfüllen muss.

Die Untersuchung kombinierte eine Analyse des bestehenden Systems und vorhandener Dokumente mit leitfadengestützten Stakeholder-Interviews. Die Erkenntnisse wurden systematisch ausgewertet, mit bestehenden Anforderungen und Fachliteratur abgeglichen und zu einem priorisierten Anforderungskatalog verdichtet. Darauf aufbauend entstand ein Soll-Konzept für Wissensstruktur, Governance und technische Rahmenbedingungen. Geeignete Lösungen wurden anschliessend anhand einer gewichteten Nutzwertanalyse und einer Sensitivitätsanalyse verglichen.

Die Untersuchung zeigt, dass die festgestellten Herausforderungen nicht allein durch die eingesetzte Software verursacht werden. Wesentliche Ursachen liegen auch in Wissensstruktur, Verantwortlichkeiten, Pflegeprozessen und Governance. Eine reine Ablösung des bestehenden Tools würde diese Probleme daher nicht automatisch lösen. Als Ergebnis wurden ein konsolidierter und priorisierter Anforderungskatalog sowie ein Soll-Konzept für die künftige Wissensplattform entwickelt. Dieses definiert zentrale Anforderungen an Struktur, Metadaten, Rollen, Qualitätssicherung, Suche, Integration und technische Rahmenbedingungen. Auf dieser Grundlage wurden geeignete marktverfügbare Lösungen systematisch verglichen und eine begründete Empfehlung für das weitere Vorgehen abgeleitet. Vor einer Beschaffungsentscheidung werden eine vertiefte Prüfung der favorisierten Lösungen, verbindliche Kostenangaben sowie Abklärungen zu Datenschutz und Informationssicherheit empfohlen. Organisatorische Massnahmen sollten parallel zur technischen Auswahl umgesetzt werden.