In der IT-Abteilung eines etablierten Schweizer Detailhandelsunternehmens (mit ca. 130 IT-Mitarbeitenden) existierte bisher kein strukturierter, allgemein gültiger Onboarding Prozess. Eine Befragung zeigte, dass die Einarbeitungszeit für 61% der Neueintritte einen Monat oder mehr dauerte. Diesen bereichsweiten Prozess galt es im Rahmen dieser Bachelorarbeit zu analysieren und zu verbessern.

Die Grundlage bildete eine Literaturrecherche zu den Themen Onboarding, Wissensmanagement, Künstlicher Intelligenz (KI) und Retrieval Augemented Generation (RAG). Diese lieferte die drei Integrationsebenen (fachlich, sozial und werteorientiert) als theoretisches Fundament. Darauf basierend wurde eine IST-Analyse per Fragebogen durchgeführt. Zur Lösungsfindung dienten sechs Experteninterviews im Partnerunternehmen, interne Gespräche, Beobachtungen und das Studium von internen Dokumenten.

Nachdem teilweise signifikante Unterschiede zwischen den Erwartungen der Führungspersonen und der Realität der Mitarbeitenden auf der fachlichen Ebene identifiziert wurden, wurde die Handlungsempfehlung abgeleitet, gezielte Systemschulungen zu erarbeiten. Weiter wurden diese Gaps und der Business Value eines Chatbots an einem grossen Abteilungsmeeting präsentiert. Konkrete Verbesserungen realisierten sich in der Überarbeitung des zentralen Einführungstermins für neue IT-Mitarbeitende (Kürzung der Slides um 50%, roter Faden, Förderung des Networking). Zudem wurden bei einem Willkommens-Event Verhaltenmuster analysiert. Insgesamt realisierten sich die erarbeiteten Erkenntnisse in einem technischen Prototyp einer spezialisierten Onboarding-Plattform, verknüpft mit einem Management-Controlling-Dashboard. Diese Arbeit lieferte bereits Quick Wins sowie strategische Handlungsempfehlungen. Ziel ist es, dass der Prototyp künftig auf einer strategischen IT-Plattform implementiert wird. Dafür muss das Management die Grundlage schaffen, dass die IT-Bereiche ihr Wissen dokumentieren und Schulungen etablieren.