Im untersuchten Bau-KMU werden drei miteinander verbundene Verwaltungsprozesse teilweise manuell und über mehrere Dateien und Kommunikationskanäle bearbeitet: Stundenrapportierung, Lohnabrechnung sowie die Rechnungsstellung. Die Abläufe funktionieren, verursachen aber doppelte Arbeit, zusätzlichen Suchaufwand und wenig Übersicht. Mit zusätzlichen Mitarbeitenden und Baustellen steigt dadurch auch der administrative Aufwand. Dies erschwert das Ziel, das Unternehmen ohne proportional wachsende Backoffice-Ressourcen weiterzuentwickeln.

Die qualitative Einzelfallstudie kombinierte drei leitfadengestützte Prozessinterviews mit Beobachtungen und einer Dokumentenanalyse. Die untersuchten Abläufe wurden als BPMN-Modelle erfasst, systematisch auf Schwachstellen geprüft und anhand von acht literaturgestützten Kriterien hinsichtlich ihres Automatisierungspotenzials bewertet. Daraus wurden drei Soll-Prozesse und ein pragmatisches, auf vorhandenen Arbeitsmitteln aufbauendes Automatisierungskonzept entwickelt

Alle drei Prozesse weisen ein hohes Automatisierungspotenzial auf. Die grösste Hebelwirkung liegt in einer standardisierten digitalen Stundenerfassung; die Lohnabrechnung bietet die grössten unmittelbaren Verarbeitungsgewinne. Als pragmatische Lösung wurde eine zentrale Baustellenübersicht konzipiert, die relevante Prozessdaten in einer gemeinsamen Struktur verbindet. Pflichtfelder, eindeutige Bezeichnungen, Formeln und strukturierte Datenübernahmen können Doppelerfassungen und Fehler reduzieren und die Transparenz verbessern. Für das untersuchte Bau-KMU entsteht damit ein umsetzbarer erster Digitalisierungsschritt: Prozessstände werden übersichtlicher, Auswertungen einfacher und wiederkehrende Arbeiten besser vorbereitet. So kann das Auftragsvolumen wachsen, ohne dass der Verwaltungsaufwand im gleichen Mass steigt. Eine vollständige Automatisierung ist weder realistisch noch notwendig; manuelle Kontrollen und externe Abhängigkeiten bleiben bestehen. Entscheidend sind klare Zuständigkeiten, Datenschutz, Datensicherung und eine konsequente Nutzung.