Das WE/RE-Konto verbindet den Wareneingang mit dem Rechnungseingang und überbrückt zeitliche Unterschiede zwischen Lieferung und Fakturierung. Zeitliche, prozessuale oder systemseitige Abweichungen können dazu führen, dass Positionen offen bleiben. Uneinheitliche Zuständigkeiten, fehlende Folgeaktionen und unregelmässige Kontrollen erhöhen dabei den manuellen Bearbeitungsaufwand.

Die Untersuchung umfasste die Analyse bestehender Abläufe und offener Positionen. Die Fälle wurden strukturiert ausgewertet und zu relevanten Fallgruppen zusammengefasst. Ergänzend fanden Gespräche mit Fachpersonen aus Buchhaltung, Einkauf, Lager und SAP-Beratung statt. Die Erkenntnisse wurden mit fachlichen Grundlagen verglichen und daraus organisatorische, prozessuale sowie systemseitige Verbesserungsmassnahmen abgeleitet.

Die Analyse zeigt, dass der Bearbeitungsaufwand nicht nur durch die Anzahl offener Positionen entsteht. Entscheidend sind vor allem fehlende Systematik, unklare Zuständigkeiten und verspätete Klärungen. Regelmässige automatische Ausgleiche können kleinere und wiederkehrende Differenzen reduzieren. Eine angepasste systemseitige Verbuchungslogik kann zudem verhindern, dass bestimmte Abweichungen unnötig auf dem WE/RE-Konto verbleiben. Eine quartalsweise Überprüfung sowie die frühzeitige Abstimmung zwischen Buchhaltung, Einkauf und Lager verbessern voraussichtlich die Nachverfolgung offener Fälle. Klare Verantwortlichkeiten, standardisierte Prozessschritte und einheitliche Bearbeitungsregeln schaffen Transparenz und erleichtern die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Insgesamt zeigt die Untersuchung ein erhebliches und plausibles Potenzial zur Reduktion des manuellen Bearbeitungsaufwands. Gleichzeitig können die vorgeschlagenen Massnahmen dazu beitragen, die Nachvollziehbarkeit offener Positionen und die Qualität des Abschlussprozesses zu verbessern. Die tatsächliche Wirkung ist nach der Umsetzung im laufenden Betrieb systematisch zu überprüfen.