Ein Schweizer IT-Dienstleister erstellt regelmässig Angebote für Ausschreibungen. Die fachlich-technische Lösungsbeschreibung wird von einem kleinen Team übernommen. Das nötige Wissen steckt vor allem in früheren Angeboten und bei einzelnen Personen, was zu hohem manuellem Aufwand, Doppelarbeit und Inkonsistenzen führt. Weil die Unterlagen vertrauliche Informationen enthalten, ist ein Betrieb in öffentlichen Cloud-Diensten ausgeschlossen. Ziel der Arbeit war ein lauffähiger Prototyp einer KI-Plattform, die das Wissen strukturiert nutzbar macht und vollständig auf lokaler Infrastruktur läuft.

Zuerst wurde der heutige Angebotsprozess analysiert. Daraus entstanden funktionale und nicht-funktionale Anforderungen sowie Bewertungskriterien. Das Konzept stützt sich auf Fachliteratur zu Retrieval-Augmented Generation und Dokumentenverarbeitung. Die Umsetzung erfolgte iterativ und inkrementell, beginnend mit einem durchgängigen Basisworkflow. Die Evaluation umfasste vier Untersuchungen: eine technische Messung der Suchqualität, einen Vergleich zwischen Cloud- und lokaler Umgebung, eine Befragung von Fachpersonen und einen Vergleich mit einem manuell erstellten Angebot.

Entstanden ist eine Anwendung, die den Weg von den Ausschreibungsunterlagen bis zur fertigen Lösungsbeschreibung abbildet. Hochgeladene Dateien werden strukturerhaltend verarbeitet. Die Suche in früheren Angeboten kombiniert semantische Suche und Stichwortsuche, bewertet die Treffer neu und reichert sie mit Kontext an. Die Texte entstehen abschnittsweise. Zu jedem Abschnitt zeigt die Oberfläche die verwendeten Passagen mit Relevanzwert, Herkunftsdokument und Seitenzahl sowie die getroffenen Annahmen. So ist jede Formulierung bis zur Quelle zurückverfolgbar. Das Ergebnis lässt sich nachbearbeiten und als Word-Dokument exportieren. In der Messung ordnete die Suche relevante Quellen zuverlässig weit vorne ein, mit einem Mean Reciprocal Rank von 0.96 bis 0.98 und einem Recall@10 von 0.98 bis 0.99. Die Anwendung läuft vollständig auf lokaler Infrastruktur. Fachpersonen bewerteten die Inhalte als plausibel und brauchbar, sahen aber Verbesserungsbedarf bei der Nutzerführung. Die Auftraggeberschaft erhält damit ein Werkzeug, das ihr verstreutes Angebotswissen durchsuchbar macht und belegte Textentwürfe liefert, statt jede Ausschreibung von vorne zu beginnen.