Die Gesellschaft für Arbeit und Wohnen (GAW) steht vor wachsenden administrativen Anforderungen. Manuelle Dokumentationsprozesse und fragmentierte Datenablagen (z. B. Excel-Silos) binden wertvolle Arbeitszeit, die in der direkten Klientenbetreuung fehlt. Zudem erfordert die geplante Einführung eines neuen Kernsystems eine massive Bereinigung der historischen Datenstruktur. Die zentrale Herausforderung bestand darin, KI-Lösungen zu konzipieren, die datenschutzkonform sind, die Effizienz steigern und die Organisation technologisch auf die Zukunft vorbereiten.

​Mittels des Transformation Model Canvas wurde der digitale Reifegrad der Organisation analysiert. Darauf aufbauend wurden drei priorisierte Use Cases (IV-Berichterstellung, Ratings, mobile Dokumentation) entwickelt. Die Umsetzung folgt einem dreistufigen Phasenmodell: von „Quick Wins“ durch Pilotprojekte über die Etablierung von Data Governance bis zur technischen Integration via Microsoft Power Plattform. Besonderer Fokus lag auf der Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien, Human-in-the-Loop und einem begleitenden Change-Management zur Befähigung der Mitarbeitenden.

Die Analyse zeigt, dass der kritische Erfolgsfaktor für KI nicht die Technologie, sondern die Datenqualität ist. Die Arbeit liefert der GAW eine fundierte Handlungsempfehlung für eine Architektur, die administrative Prozesse teilautomatisiert, ohne die fachliche Entscheidungshoheit zu ersetzen. ​Es wurde ein jährlicher Return on Investment (ROI) von über 200 % prognostiziert, der primär durch Zeitgewinne in der Administration realisiert wird. Dieser „Zeitschenker“-Effekt stärkt den sozialen Kernauftrag. Als konkreten Nutzen erhält die GAW eine fundierte Anleitung zum Einsatz der Technologie sowie einen klaren Leitfaden für das weitere Projektvorgehen, basierend auf den bereits vorhandenen Microsoft-Lösungen. Strategisch transformiert die Arbeit die GAW von einer dokumentenorientierten zu einer datengestützten Organisation und stellt sicher, dass sie für die Einführung des neuen Kernsystems „Social Office“ optimal vorbereitet ist.