In vielen Sozialdiensten erfolgt der Posteingang weiterhin papierbasiert. Physische Sendungen müssen manuell erfasst, gescannt und den zuständigen Mitarbeitenden zugeordnet werden. Dieser Prozess ist zeitintensiv, fehleranfällig und bindet wertvolle personelle Ressourcen. Zudem führen häufige Unterbrechungen und unklare Zuständigkeiten zu Verzögerungen im Arbeitsablauf. Vor dem Hintergrund zunehmender Digitalisierung besteht Handlungsbedarf, den Posteingangsprozess effizienter und zukunftsfähiger zu gestalten.

Der bestehende Posteingangsprozess eines Sozialdienstes wurde mithilfe eines Prozessmodells analysiert und dokumentiert. Ergänzend wurde eine qualitative Umfrage mit Mitarbeitenden geführt, um den Arbeitsalltag sowie die Akzeptanz gegenüber einer digitalen Lösung zu erfassen. Zusätzlich wurden Interviews mit einem Systemanbieter durchgeführt, um technische Integrationsmöglichkeiten von ePost zu prüfen. Eine SWOT-Analyse diente der strukturierten Bewertung der Einführung einer digitalen Postlösung.

Die Ergebnisse zeigen, dass der bestehende papierbasierte Posteingang zwar funktional ist, jedoch mit hohem manuellem Aufwand und langen Durchlaufzeiten verbunden ist. Die Einführung von ePost ermöglicht einen vollständig digitalen Posteingang, bei dem der Scanprozess ausgelagert und Dokumente direkt digital bereitgestellt werden. Dadurch können administrative Tätigkeiten reduziert, interne Ressourcen entlastet und die Prozessqualität verbessert werden. Ein entwickelter Soll-Prozess zeigt auf, wie ePost in bestehende Systeme integriert und datenschutzkonform genutzt werden kann. Sozialdienste profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten, klaren Zuständigkeiten, konstanter Scanqualität und erhöhter Flexibilität, etwa im Hinblick auf ortsunabhängiges Arbeiten. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung ist ein strukturiertes Change-Management mit transparenter Kommunikation und gezielten Schulungen. Insgesamt bietet die Einführung von ePost eine zukunftsfähige Grundlage zur Effizienzsteigerung von Verwaltungsprozessen.