Arbeitszeugnisse sind in der schweizerischen Arbeitswelt ein wichtiges Thema und müssen gemäss Art. 330a OR zugleich wahr und wohlwollend sein. Bei der Stiftung Kifa Schweiz führte die bisherige Datenerfassung über eine interne Plattform ohne einheitliche Bewertungsraster zu stark schwankenden Inputs. Die Qualität hing vom Schreibstil einzelner Führungskräfte ab, so dass es Uneinheitlichkeit, Mehraufwand und rechtliche Angreifbarkeit begünstigte.

Die Ist-Situation wurde entlang des gesamten Zeugnisprozesses analysiert. Dazu wurden Erfassungsdokumente und anonymisierte Zeugnisse ausgewertet und typische Qualitätslücken identifiziert. Ergänzend wurden halbstrukturierte Interviews mit HR und Führungspersonen geführt, um Anforderungen, Unsicherheiten und Erfahrungen zu erfassen. Auf Basis von Best Practices wie standardisierten Zeugnislogiken und KI Assistenz wurde ein hybrides Soll-Modell entwickelt und in einer kurzen Pilotphase getestet.

Entstanden ist ein praxisnahes Zeugniskonzept, das Standardisierung und Individuealität verbindet. Zentrale Kriterien werden über eine vierstufige Skala von A bis D bewertet, wodurch Aussagen vergleichbarer, einheitlicher und transparenter werden. Diese Skala wird weiterhin durch ein Freitextfeld ergänzt, um konkrete Leistungsbeispiele oder spezielle individuelle Erfolge der Mitarbeitenden festzuhalten. Ein Excel-basiertes Textbausteinhilfesystem übersetzt die Skalenwerte in sprachlich einheitliche und rechtssichere Sätze. Die Bausteine wurden mit generativer KI vorbereitet und anschliessend durch Menschen geprüft, damit Wahrheit und Wohlwollen gewahrt bleiben. Für die Auftraggeberschaft entsteht ein deutlicher Mehrwert. Zeugnisse werden vergleichbarer und gerechter, weil Bewertungen nach denselben Kriterien erfolgen. Die sprachliche Qualität steigt, weil Formulierungen konsistent und kontrolliert bleiben. Die HR-Abteilung wird entlastet, weil weniger Rückfragen entstehen und weniger Nachbearbeitung nötig ist. Schulungen und kurze Anwendungshinweise sichern die Akzeptanz und verankern den neuen Prozess nachhaltig.