Der aktuelle Kreditorenprozess ist zwar digitalisiert, wird jedoch vollständig manuell und medienbruchbehaftet abgewickelt. Rechnungen und Spesenbelege werden manuell erfasst und bearbeitet; die Einholung der Visierungen sowie die Weiterleitung an die Kreditorenabteilung erfolgen dabei per E-Mail. Trotz digitaler Unterstützung fehlen automatisierte Verarbeitungsschritte vollständig, was einen hohen Aufwand verursacht und personelle Ressourcen bindet. Dieser Prozess führt zu langen Durchlaufzeiten, eingeschränkter Transparenz sowie zu Risiken wie fehlenden oder unvollständigen Visierungen.

Die Evaluation folgte einem strukturierten Modell. Basierend auf Stakeholder-Interviews wurde ein Anforderungskatalog erstellt und daraus Bewertungskriterien definiert. Aus einer Longlist von 10 Anbietern konnten 6 Lösungen auf die Shortlist genommen und mittels Live-Demos sowie einer gewichteten Nutzwertanalyse bewertet werden. Ergänzend erstellte das Projektteam einen Business Case zur Prüfung der Wirtschaftlichkeit. Die Ergebnisse der technischen, funktionalen, nicht-funktionalen, organisatorischen und wirtschaftlichen Analysen führten zur Ermittlung der Top-3-Kandidaten und der Empfehlung.

Das Projektteam empfiehlt die Einführung von Swisscom InvoiceR. Diese Lösung erzielte die höchste Bewertung, überzeugt durch Benutzerfreundlichkeit und gewährleistet die kritische Integration in das Kernbankensystem sowie die Unterstützung gängiger Zahlungsformate. Für die Auftraggeberschaft resultiert daraus eine signifikante Effizienzsteigerung: Der manuelle Aufwand in der Administration und Buchhaltung kann um ca. 70-90 % reduziert werden. Der Business Case prognostiziert einen deutlichen jährlichen Netto-Nutzen bei einer Amortisationsdauer von unter 2.5 Jahren. Neben der Kostenersparnis profitiert das Unternehmen von erhöhter Transparenz, revisionssicherer Archivierung und der Einhaltung von Compliance-Vorgaben (z. B. Vier-Augen-Prinzip). Die empfohlene SaaS-Lösung bietet eine zukunftsfähige, skalierbare Basis für ein modernes Ausgabenmanagement ohne komplexe lokale Installationen.