Die Stundenplanung bildet ein zentrales Rückgrat des Schulbetriebs der Juventus Schulen. Heute werden die Stundenpläne mit Untis und weiteren Werkzeugen erstellt. Es ist eine komplexe, teilweise manuelle System- und Prozesslandschaft entstanden: Die Administration ist ausgelastet, Medienbrüche und technische Instabilitäten erhöhen den Aufwand, der Informationsfluss zu Lehrpersonen und Studierenden ist nicht immer transparent. Es fehlte eine strukturierte Entscheidungsgrundlage, ob die bestehende Lösung stabilisiert oder durch eine moderne Stundenplan-Software ersetzt werden soll.

Das Projektteam folgte einem in sieben Schritten gegliederten Evaluationsprozess. Auf Basis von Interviews mit Administration, IT-Abteilung und Lehrpersonen sowie eines Workshops zur Prozess- und Systemaufnahme wurden die Anforderungen erhoben und priorisiert. Daraus resultierten funktionale Anforderungen in Form von Use Cases (UC100–UC600), nicht-funktionale Anforderungen (NFA 01–11) und eine Übersicht der bestehenden System- und Schnittstellenlandschaft. Marktanalyse mit Long- und Shortlist sowie ein Request for Information (RFI) mündeten in eine Nutzwertanalyse (70 % Use Cases, 30 % NFA).

Die Bewertung der betrachteten Standardlösungen zeigt, dass «TimeEdit» den insgesamt Best Fit für die Juventus Schulen bietet. Die Lösung erreicht den höchsten Gesamtscore in der Nutzwertanalyse, deckt die priorisierten Use-Case-Gruppen nahezu vollständig ab und bietet eine moderne, cloudbasierte Software-as-a-Service-Architektur (SaaS) mit klar definierten Service Level Agreements (SLA). Wichtige Integrationen, insbesondere zum Enterprise Resource Planning (ERP) PerformX und zum Identity-Management, werden unterstützt. Für die Stiftung Juventus Schulen entsteht damit eine transparente, nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage für die zukünftige Stundenplanung. Der Bericht zeigt neben der Empfehlung für «TimeEdit» auch auf, unter welchen Bedingungen ein «noch kein Systemwechsel»-Entscheid sinnvoll wäre, und skizziert nächste Schritte für eine vertiefte Prüfung, zum Beispiel über ein Pilotprojekt oder eine gestufte Einführung. Schulleitung, Administration und IT-Abteilung erhalten damit ein strukturiertes Fundament für weitere Management-Entscheide.