Beim Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt des Kantons Bern werden Termine für die periodische Fahrzeugprüfung von Personenwagen nicht immer wahrgenommen. Diese Leertermine führen zu ineffizient genutzten Prüfkapazitäten und administrativem Mehraufwand. Die Ursachen sind bislang nur teilweise bekannt. Insbesondere stellt sich die Frage, welche Rolle Prozesse, Kommunikation und Systeme im Prüfaufgebotsverfahren für das Nichterscheinen spielen.

Die Untersuchung basiert auf einer kombinierten qualitativen und quantitativen Analyse. Untersucht wurde der Prüfaufgebots- und Nachbearbeitungsprozess für Personenwagen anhand einer detaillierten IST-Analyse. Ergänzend erfolgten ein Vergleich mit der Motorfahrzeug-Prüfstation beider Basel, eine Datenanalyse der Leertermine 2024 sowie die Auswertung einer Kundenumfrage bei Nichterschienenen. Die Erkenntnisse wurden systematisch nach Prozessen, Systemen und Organisation strukturiert und mittels Risikomatrix bewertet.

Die Auswertung zeigt, dass Leertermine vor allem aus unflexiblen Terminregeln, fehlenden Erinnerungen sowie Informationslücken zu Fristen und Gebühren entstehen, technische Systemdefizite sind zweitrangig. Besonders juristische Personen verursachen mit rund zwei Dritteln den grössten Teil der Leertermine. Häufigste Gründe der Befragten sind vergessene Termine, kurzfristige Verhinderung und unklare Regelungen. Auf Basis dieser Erkenntnisse wurden Anforderungen und Szenarien entwickelt, wobei Anpassungen im Terminvergabeprozess, eine Differenzierung nach Kundengruppen sowie automatisierte Erinnerungen als Hebel mit dem höchsten Wirkungspotenzial identifiziert wurden. Die Arbeit bietet der Auftraggeberschaft eine systematische Entscheidungsgrundlage, um den bestehenden Prozess ohne grundlegende Systemwechsel weiterzuentwickeln. Der Nutzen liegt in der Identifikation belegbarer Ansatzpunkte zur Erhöhung der Erscheinungsquote und zur Steigerung der Prozesseffizienz.