Die NKSA und AME nutzten für administrative Prozesse bisher die Plattform schulNetz sowie Microsoft Teams. Die Auftraggeberschaft bemängelte zuvor fehlende Übersichtlichkeit, uneinheitliche Dateibenennung, doppelte Ablagestrukturen und eine erschwerte Auffindbarkeit von Dokumenten auf der Plattform schulNetz. Darüber hinaus war die Verlinkung von Dateien in E-Mails oder Teams-Nachrichten nicht möglich. Dies führte zu einem erhöhten administrativen Aufwand, Medienbrüchen und ineffizienten Abläufen, wodurch wertvolle Ressourcen nicht für die Kernaufgaben genutzt werden konnten.

Das Projektteam analysierte bestehende Strukturen, definierte ein Berechtigungskonzept und evaluierte Ordnungssysteme, aus denen eine einheitliche Dateiablagestruktur entstand. Parallel wurden zwei SharePoint-Dashboards gemäss Corporate Design der Schulen entwickelt und getestet. Diese umfassen die Integration von Teams-Kanalnachrichten mittels Microsoft PowerAutomate Flows und eine strukturierte Dateiablage, inklusive Versionierung und Backup der Daten. Ausserdem wurde eine SharePoint-Seite für den IT-Support umgesetzt. Alle Komponenten wurden iterativ erstellt, optimiert und dokumentiert.

Die NKSA und AME erhalten je ein SharePoint-Dashboard, welches zentrale Informationen übersichtlich für Schüler:innen und Lehrpersonen bündelt. Das Berechtigungskonzept stellt klar geregelte Zugriffe sicher. Mit der neuen Nomenklatur für Dateien und dem übersichtlichen Ordnungssystem profitieren die Schüler:innen und Mitarbeitenden von einer einheitlichen, nachvollziehbaren und leicht zugänglichen Ablagestruktur.   Die Integration von Teams-Kanalnachrichten ermöglicht eine automatische und aktuelle Informationsbereitstellung ohne zusätzlichen manuellen Aufwand. Die Versionierung erhöht die Datensicherheit und ermöglicht die Wiederherstellung früherer Versionen. Der IT-Navigator bündelt wichtige IT-Dienste zentral und ist einfach über das Dashboard erreichbar. Durch die Übergabe der Lieferobjekte erhält die Auftraggeberschaft ein zukunftsfähiges, konsistentes System, das den administrativen Aufwand reduziert, Medienbrüche eliminiert und die Erreichbarkeit von Informationen und Dateien für alle Beteiligten erleichtert. Damit schafft die Lösung eine solide Grundlage für weitere Entwicklungen und Automatisierungen in den Prozessen der beiden Schulen.