Die Gemeindeverwaltung arbeitet mit historisch gewachsenen Strukturen, die nur teilweise dokumentiert und abgesichert sind. Ein formales Internes Kontrollsystem existiert nicht. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Prozessqualität, Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Ungeregelte Zuständigkeiten, fehlende Fristenkontrollen und uneinheitliche Ablageorte bergen Risiken. Ziel war es, den konkreten Bedarf für ein IKS zu ermitteln und eine umsetzbare Lösung zu entwerfen, die vorhandene Strukturen berücksichtigt und die Akzeptanz innerhalb der Verwaltung fördert.

Zunächst wurden theoretische Grundlagen zu Risikomanagement, Internem Kontrollsystem und Change Management erarbeitet. Darauf folgte eine qualitative Bedarfsanalyse, bestehend aus leitfadengestützten Interviews mit Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen sowie einem vertiefenden Workshop mit dem Gemeinderat. Die gesammelten Aussagen wurden inhaltlich geclustert, mit den theoretischen Modellen abgeglichen und auf mögliche Risiken sowie Verbesserungspotenziale hin ausgewertet. So entstand eine fundierte Basis für konkrete, auf die Gemeinde zugeschnittene Handlungsempfehlungen.

Die Analyse zeigt: Einzelne Kontrollmechanismen sind vorhanden, jedoch fehlen einheitliche Standards, dokumentierte Prozesse und klare Stellvertretungsregelungen. Insbesondere die Bereiche Zuständigkeiten, Fristenkontrolle, Dokumentation und Ablage wurden als risikobehaftet erkannt. Die Interviews verdeutlichten unterschiedliche Verständnisebenen zum IKS, von aktiver Unterstützung bis zu Skepsis. Der Workshop bestätigte die Ergebnisse aus strategischer Sicht und zeigte grosse Übereinstimmung mit den operativen Beobachtungen. Basierend darauf wurde ein Konzept für ein schlankes, alltagstaugliches IKS entwickelt, das sich an vorhandenen Strukturen orientiert, bestehende Ressourcen nutzt und schrittweise eingeführt wird. Kernbausteine sind Checklisten, klare Freigaberegeln, transparente Zuständigkeiten und einheitliche Ablageorte. Eine pragmatische Umsetzung mit aktiver Kommunikation und Einbezug aller Beteiligten soll Akzeptanz schaffen und langfristig mehr Nachvollziehbarkeit, Entlastung und Sicherheit gewährleisten.