Das SZO verwaltet Personaldossiers sowohl in digitaler als auch in papierbasierter Form. Die bestehende digitale Ablagestruktur auf einem zentralen Fileserver erfüllt weder die Anforderungen an differenzierte Zugriffsrechte, noch an die vollständige Nachvollziehbarkeit von Dokumentenmanipulationen, noch an effiziente Suchfunktionen. Zudem liegen einige Dokumente wie Verträge oder Bewerbungsunterlagen ausschliesslich in Papierform vor. Diese heterogene Verwaltung erschwert die Prozesssteuerung, birgt Risiken im Datenschutz und verhindert eine medienbruchfreie Bearbeitung.

Unter Anwendung der Design-Science-Research-Methodik wurden Anforderungen ermittelt über eine Literaturrecherche, das Studium interner Dokumente sowie in Interviews mit HR- und IT-Verantwortlichen. Die erhobenen Anforderungen wurden in funktionale und nicht-funktionale Kategorien eingeteilt, priorisiert (MoSCoW-Methode) und in einer strukturierten Anforderungsspezifikation dokumentiert. Die spezifizierten Anforderungen bildeten die Basis für das Lastenheft. Die Evaluation des Lastenhefts erfolgte durch einen externen Records-Management-Experten.

Das Ergebnis ist ein Lastenheft, das dem SZO als Grundlage für die Evaluation eines Tools für die Verwaltung von Personaldossiers dienen soll. Es enthält rechtliche, organisatorische und technische Anforderungen und ihre Erfüllungskriterien und schafft damit die Basis für Angebotsvergleiche. Die Evaluation bestätigte grundsätzlich die Eignung, deckte jedoch Optimierungspotenzial auf, da nicht sämtliche, für ein solches Tool relevante Bereiche, berücksichtigt wurden. Auf Basis des Evaluationsergebnisses kann das Lastenheft überarbeitet und wie vorgesehen verwendet werden.