Als wichtiger Akteur in der Energieversorgung verfolgt das Unternehmen das Ziel, durch Digitalisierung und Innovation Effizienz, Transparenz und Qualität zu steigern und dabei seine Mitarbeitenden zu entlasten. Im HR-Bereich binden wiederkehrende Mitarbeiterfragen Ressourcen, während die Anforderungen im Einkauf kontinuierlich steigen. Deshalb sollen die Mitarbeitenden bei der Informationsbeschaffung entlastet werden. Diese Herausforderungen sollen durch Chatbots gelöst werden, die mit Microsoft Copilot Studio realisiert werden.

Für beide Bereiche wurde ein eigenständiges Requirements Engineering durchgeführt. Dieses beinhaltet die Definition von Unternehmens- und Projektzielen, eine Kontext- und Stakeholder-Analyse, die Erhebung funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen sowie die Erstellung spezifischer Use Cases. Auf dieser Basis wurden mit Microsoft Copilot Studio zwei Prototypen mit fachbereichsspezifischen Inhalten als Wissensquellen konfiguriert. Die Prototypen wurden mit praxisrelevanten Anfragen getestet und ergänzend mit alternativen Technologien verglichen.

Die Tests zeigten, dass die Chatbots nur bedingt zu Effizienzsteigerungen beitragen. Die im Rahmen der Tests identifizierten Mängel betrafen insbesondere die mangelhafte Verarbeitung von Dateiinhalten in Tabellenform und/oder mit speziellen Formatierungen (z. B. Aufzählungen mit Kreuzchen). Zudem sind die Konfigurationsmöglichkeiten von Microsoft Copilot Studio eingeschränkt. Ohne gezielte Weiterentwicklung ist ein produktiver Einsatz mit hoher Akzeptanz der Mitarbeitenden noch nicht gewährleistet. Durch die Arbeit erhält das Unternehmen im Energiesektor nicht nur eine Analyse des aktuellen Stands von Chatbots, sondern auch Empfehlungen, einen Fahrplan für die Zukunft sowie ein Requirements Engineering, welches eine solide Grundlage für künftige Chatbot-Projekte bildet.