Die Dateiablage der login Berufsbildung AG ist über die Jahre historisch gewachsen und heute stark fragmentiert. Dokumente liegen parallel auf dem Fileserver, in Microsoft SharePoint und in Microsoft Teams, was Redundanzen begünstigt, zu unklaren Zugriffsberechtigungen führt und die Dokumentenverwaltung ineffizient macht. Zudem fehlen klare Regeln zur Vergabe und Kontrolle von Rechten.

Zur Entwicklung einer geeigneten Ablagestruktur und eines Rollen- und Berechtigungskonzepts wurden zunächst wissenschaftliche Grundlagen und Best Practices aufgearbeitet. Darauf folgte eine strukturierte IST-Analyse der bestehenden Ablagen und Berechtigungen. Ergänzend wurden halbstrukturierte Interviews sowie zwei Workshops durchgeführt. Die Auswertung nach Mayring führte zu Anforderungen, die in die Konzeption überführt wurden.

Erarbeitet wurde ein strukturierter, an den Unternehmensprozessen orientierter Vorschlag für eine neue, SharePoint-basierte Ablagestruktur sowie ein umfassendes Rollen- und Berechtigungskonzept auf Basis von Role-Based Access Control. Das Konzept berücksichtigt organisatorische Rahmenbedingungen und bewährte Standards zur kontrollierten und transparenten Vergabe von Zugriffsrechten. Die Lösung erhöht die Transparenz und vereinfacht die Handhabung, steigert die Effizienz im Umgang mit Dokumenten, reduziert potenzielle Compliance-Risiken und verbessert die Nachvollziehbarkeit von Verantwortlichkeiten. Die Ergebnisse bilden die Grundlage für das strategische Folgeprojekt „Optimierung Dateiablage“, in dem Strukturebene und SharePoint-Berechtigungsmechanismen detailliert ausgearbeitet und schrittweise implementiert werden.