Ein Schweizer Transportunternehmen nutzt ein eigenes IT-System, um sicherheitsrelevante Vorfälle zu erfassen. Seit September 2021 wurden 321 Meldungen registriert, doch Interviews zeigen, dass rund 85 % potenzieller Ereignisse ungemeldet bleiben. Gründe sind umständliche Bedienung, fehlendes Feedback, mangelndes Vertrauen sowie veraltete und uneinheitlich angewandte Prozesse. Dadurch wird das Meldewesen nur eingeschränkt genutzt und das Vertrauen der Mitarbeitenden bleibt gering.

Um die Abläufe aus der Praxis zu verstehen, erfolgte die Untersuchung qualitativ. Hierzu wurden Mitarbeitende, Teamleitungen sowie IT- und Projektverantwortliche in Interviews befragt. Ausserdemfand eine Schichtbegleitung statt, um die Prozesse direkt vor Ort zu beobachten. Ergänzend wurden interne Dokumente, bestehende Prozessbeschreibungen und Best Practices aus sicherheitskritischen Branchen wie der Luftfahrt, dem Gesundheitswesen und der Bahn herangezogen. So konnten Schwächen im aktuellen System sowie Chancen für ein neues, zentrales Meldetool ermittelt werden.

Die Analyse hat ergeben, dass die bestehenden Tools und Prozesse nicht nutzerzentriert, überholt und dezentral organisiert sind. Meldungen erfolgen häufig ohne klare Rückmeldung, zudem sind die Zuständigkeiten nicht immer eindeutig. Das führt zu einer geringen Nutzung und zu einem mangelnden Vertrauen. Als Lösung wird ein zentrales Meldesystem vorgeschlagen. Dieses soll den Mitarbeitenden eine mobile, intuitive Oberfläche bieten, Meldungen teil-anonym erfassen, klare Rollen und strukturierte Abläufe vorgeben sowie transparente Rückmeldungen und sichtbare Erfolgsberichte liefern. Die Architektur ist so angelegt, dass künftig weitere Meldungskategorien integriert werden können. Damit das neue System seine Wirkung entfalten kann, sind neben technischen Anpassungen auch kulturelle und organisatorische Veränderungen erforderlich. Die Einführung sollte professionell begleitet, die Kommunikation aktiv gestaltet und das Vertrauen gezielt gestärkt werden. Die Arbeit liefert eine Roadmap, einen Vorschlag für den Meldeprozess und konkrete Handlungsempfehlungen, um das Meldewesen nachhaltig zu verbessern.