Die Organisation bearbeitet täglich zahlreiche physische und digitale Dokumente aus Sozialarbeit, Verwaltung und Spendenwesen. Ein aktuelles, einheitliches Konzept zur Archivierung und Löschung fehlte. Uneinheitliche Ablagen, fehlende Fristenkontrollen und unklare Zuständigkeiten führten zu erhöhten Risiken bei Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit. Diese Ausgangslage erschwerte die revisionssichere Dokumentenbewirtschaftung und erhöhte die Gefahr rechtlicher Verstösse. Mit einem Archivierungs- und Löschkonzept soll die Basis für eine gute Dokumentenverwaltung geschaffen werden

Für die Erarbeitung des Archivierungs- und Löschkonzepts wurde nach der Design Science Research Methodik (DSR) – einem artefaktorientierten Ansatz für praxisgerechte Problemlösungen – vorgegangen. DSR umfasst mehrere Phasen, in denen Artefakte erarbeitet werden. Zunächst wurden bestehende Schwachstellen untersucht, rechtliche und normative Anforderungen ermittelt, organisationsspezifische Bedürfnisse erhoben und Fachliteratur, sowie bereits bestehende Dokumentation analysiert. Das erarbeitete Archivierungs- und Löschkonzept wurde anhand von Use Cases evaluiert.

Im Fokus des Konzepts stehen mit BPMN modellierte Prozesse zur Archivierung und Löschung und ein Dokumentenspiegel in dem sämtliche geschäftsrelevante Dokumenttypen detailliert beschrieben sind. Das Konzept berücksichtigt die gesetzlichen Vorgaben und organisatorische Anforderungen der Stiftung. Der Dokumentenspiegel definiert für jede Dokumentengruppe Aufbewahrungsfristen, Fristbeginne, Löschpflichten, Zugriffsrechte und Vertraulichkeitsstufen. Auf Basis der Prozessmodelle kann eine revisionssichere Archivierung und die Löschung physischer wie digitaler Unterlagen erfolgen. Die Evaluation hat gezeigt, dass die erarbeiteten Regeln und Abläufe konsistent sind und sich auch mit begrenzten personellen Ressourcen umsetzen lassen. Für die Organisation bedeutet dies höhere Rechtssicherheit, reduzierte Datenschutzrisiken, klare Zuständigkeiten, optimierte Verwaltungsabläufe und Zeitersparnis. Aufgrund der hohen Komplexität des Dokumentenspiegels ist die praktische Anwendung des Archivierungs- und Löschkonzepts jedoch herausfordernd. Die Erarbeitung einer entsprechenden Handlungsanweisung oder die Umsetzung mit einem Dokumentenmanagementsystem würden die Anwendung erleichtern.