Seit dem 1. September 2023 verpflichtet das revidierte Datenschutzgesetz (DSG) Schweizer Unternehmen zur Führung eines Bearbeitungsverzeichnisses. Bio Partner Schweiz AG verfügte bisher über keine systematische Übersicht ihrer Verarbeitungstätigkeiten und wollte ein gesetzeskonformes, verständliches und praxisnahes Verzeichnis erstellen lassen.

Der Studierende entwickelte auf Basis gesetzlicher Vorgaben und praxisorientierter Literatur eine Excel-Vorlage zur Erfassung der Datenverarbeitung. In enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen wurden mittels Fragebogen und Schulung alle relevanten Bearbeitungen erhoben, überprüft und konsolidiert. Die Methodik orientierte sich an einem iterativen, praxisnahen Projektansatz mit Validierungsschleifen.

Die Bio Partner Schweiz AG verfügt nun über ein DSG-konformes Bearbeitungsverzeichnis, das sämtliche Verarbeitungstätigkeiten der relevanten Abteilungen enthält. Die Ergebnisse zeigen: Während einzelne Bereiche mit Kunden- oder Lieferantenbezug mehr als 10 Datenbearbeitungen dokumentierten, waren es in anderen Bereichen mit weniger Kunden- oder Lieferantenbezug deutlich weniger. Die Qualität der Angaben war heterogen – insbesondere bei Aufbewahrungsfristen und der Angabe interner Empfänger zeigten sich Unsicherheiten. Durch zusätzliche Rücksprachen und Schulungen konnte ein solides, zentrales Verzeichnis aufgebaut werden. Dank der Filter- und Sortierfunktion können die Mitarbeitenden im Bearbeitungsverzeichnis ohne grosse Mühe die nötigen Informationen finden. Die Arbeit zeigt auf, wie rechtliche Anforderungen effektiv in betriebliche Realität übersetzt werden können und bildet eine Grundlage für weiterführende Datenschutzmassnahmen wie Schulungen, Richtlinien und periodische Reviews.