Mit der Ablösung des wichtigen Legacy-Systems «LogIT» per April 2025 entstand bei der login Berufsbildung AG ein dringender Bedarf für einen neuen Prozess zur Bearbeitung von ICT-Anforderungen im laufenden Systembetrieb. Der bestehende Prozess war seit mehreren Jahren aufgrund der Systemablösung ausser Kraft gesetzt. Ohne strukturierte Erfassung und Bearbeitung von Anforderungen besteht das Risiko von ineffizienter Umsetzung, unklaren Zuständigkeiten und mangelnder Nachvollziehbarkeit bei Systemanpassungen.

Zur Entwicklung eines geeigneten Prozesses wurden zunächst wissenschaftliche Grundlagen und Best Practices aufgearbeitet. Darauf folgte eine detaillierte IST-Analyse des bisherigen Vorgehens. Ergänzend wurden Interviews mit relevanten Stakeholdern durchgeführt und analysiert. Die daraus gewonnenen Anforderungen flossen in die Modellierung eines praxistauglichen Soll-Prozesses ein. Dieser wurde mithilfe von Validierungsinterviews geprüft und dann erneut angepasst.

Das Hauptergebnis ist ein durchgängig modellierter Prozess zur Abwicklung von ICT-Anforderungen, der in das bestehende Prozessmanagementsystem integriert wurde. Der neue Ablauf sieht eine strukturierte Erfassung über ein standardisiertes Formular vor, gefolgt von einer systematischen Bewertung im Backlog, einem flexiblen Review-Mechanismus sowie klar geregelten Entscheidungswegen gemäss Geschäftsreglement. Die Umsetzung wird durch Testing, Befähigung und formelle Abnahme abgeschlossen. Der Prozess orientiert sich an wissenschaftlich empfohlenen Prinzipien zu Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Stakeholderbeteiligung und wurde gleichzeitig an die spezifischen organisatorischen Gegebenheiten der login Berufsbildung AG angepasst. Dies ergibt einen transparenten, nachvollziehbaren und flexiblen Ablauf. Dabei wurde auch die Grundlage für eine spätere Toolunterstützung gelegt und eine direkte Einführung des Prozesses ist möglich.