Die ERNE AG Holzbau verwaltet rund 1’500 Lieferanten mit mehreren tausend PDF-Dokumenten, darunter Zertifikate, Leistungserklärungen und Zulassungen mit teils begrenzter Gültigkeit. Ein strukturierter Aktualisierungsprozess fehlt. Stattdessen erfolgt die Prüfung erst dann, wenn ein Dokument akut benötigt wird, also reaktiv, unter Zeitdruck und manuell über Internetrecherchen. Dieser Ansatz ist fehleranfällig, ineffizient und nicht skalierbar. Veraltete Informationen bergen rechtliche und qualitative Risiken, insbesondere im Engineering.

Die Arbeit folgte einem phasenorientierten Vorgehen mit den Schritten Analyse, Konzeption und Realisierung. Zunächst wurde die bestehende Situation systematisch analysiert und Anforderungen wurden auf Basis fachlicher Abstimmungen erhoben und priorisiert. Darauf aufbauend entstand ein technisches Lösungskonzept mit Fokus auf Modularität und Schnittstellenintegration. In der Umsetzungsphase wurden die einzelnen Komponenten iterativ entwickelt, getestet und dokumentiert. Abstimmungen mit dem Auftraggeber sicherten die fachliche Validität.

Das Ergebnis der Arbeit ist ein produktiv einsetzbarer Service, der automatisiert nach aktualisierten Versionen von Lieferantendokumenten sucht, diese mit bestehenden Dokumenten vergleicht und relevante Unterschiede in Form eines Änderungsprotokolls ausgibt. Zusätzlich werden zentrale Inhalte wie Ablaufdaten automatisiert ausgelesen. Bei nicht eindeutigen Treffern liefert das System Vorschlagslisten oder strukturierte Rückmeldungen zur manuellen Entscheidung. Der entwickelte Service ist modular aufgebaut, erweiterbar und in die bestehende Systemlandschaft der ERNE AG Holzbau integrierbar. Die technische Anbindung erfolgt über eine standardisierte REST-Schnittstelle. Die Lösung reduziert den manuellen Aufwand erheblich, entlastet betroffene Fachbereiche und verbessert die Verfügbarkeit aktueller Informationen. Gleichzeitig werden Risiken im Zusammenhang mit veralteten oder fehlenden Dokumenten minimiert. Das Projekt liefert damit nicht nur eine konkrete Lösung für den bestehenden Anwendungsfall, sondern legt auch die Grundlage für die zukünftige Automatisierung weiterer dokumentenbasierter Prüfprozesse innerhalb der ERNE AG Holzbau.