Die GAG-Genossenschaft für Altersbetreuung und Pflege Gäu setzt derzeit das System LOBOS 4.3 für das technische Gebäudemanagement ein. Die Lösung ist jedoch technisch veraltet, unübersichtlich und unterstützt wichtige Funktionen nur unzureichend. Viele Mitarbeitende weichen auf Hilfslösungen wie Excel oder Outlook aus. Es fehlt eine integrierte, benutzerfreundliche und moderne Software, die alle relevanten Prozesse im Gebäudeunterhalt unterstützt und eine gemeinsame In-formationsbasis schafft.

Zur Auswahl eines geeigneten Gebäudemanagement-System wurde ein strukturiertes Evaluationsverfahren durchgeführt. Nach einer Analyse der Ist-Situation anhand von Interviews mit Schlüsselpersonen wurde ein detaillierter Anforderungskatalog erstellt. Basierend darauf erfolgte eine Anbieterrecherche mit Long- und Shortlist-Erstellung. Sechs Anbieter wurden gebeten, das definierte Lastenheft auszufüllen. Die Rückmeldungen wurden mittels Nutzwertanalyse systematisch bewertet und in eine Rangliste überführt. Ziel war eine fundierte, nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage für die Systemauswahl.

Die Nutzwertanalyse ergab eine sehr enge Rangfolge: Byron Informatik (94.93 Punkte) und ICFM (94.20 Punkte) erfüllten sämtliche Muss-Anforderungen und überzeugten auch bei den Kann-Kriterien. Beide Lösungen bieten eine moderne, webbasierte Systemarchitektur sowie relevante Funktionen wie Wartungsplanung, QR-Code-Integration und Berichtsmanagement. Byron adressiert verschiedene Branchen, während ICFM auch eine gezielte Ausrichtung auf das Gesundheitswesen zeigt. Die verbleibenden Anbieter zeigten funktionale Lücken oder gaben keine Rückmeldung. Durch das strukturierte Vorgehen erhält die GAG eine transparente Entscheidungsgrundlage, die den Auswahlprozess erheblich vereinfacht und zukünftige Fehlinvestitionen minimiert. Die Analyse liefert nicht nur eine Rangliste, sondern auch detaillierte Einblicke in Stärken, Schwächen und Differenzierungsmerkmale der Systeme. Empfohlen wird, die Anbieter Byron Informatik und ICFM in eine vertiefte Evaluationsphase zu überführen, inklusive Live-Demonstrationen, Einbindung der Endanwender sowie Angebotseinholung. So wird sichergestellt, dass die gewählte Lösung langfristig tragfähig und auf die spezifischen Bedürfnisse der GAG abgestimmt ist.