Das Unternehmen stand vor der schwierigen Aufgabe, den Datenaustausch zwischen seinem bestehenden HR-System und einem Payroll- / Zeitwirtschaftssystem so zu modernisieren, dass Verzögerungen, Fehlerquellen und Sicherheitslücken nachhaltig verringert werden. Die bisherige manuelle Übertragung von Personaldaten führte zu zusätzlichen Koordinationsaufwänden sowie zu potenziell kostspieligen Nachbearbeitungen, während gleichzeitig datenschutzrechtliche Vorgaben nicht in allen Prozessen vollständig eingehalten wurden.

Um dies zu ändern, wurden im Rahmen dieses Projekts zunächst die involvierten Systeme, Prozesse und Stakeholder analysiert und Schwachstellen wie Medienbrüche oder fehlende Validierungsschritte identifiziert. Auf Basis dieser Erkenntnisse kristallisierte sich schnell heraus, dass ein automatisiertes System mit zentralen Überwachungs- und Sicherheitsfunktionen der Schlüssel zum Erfolg sein würde. Mehrere Lösungsansätze kamen in die engere Auswahl und wurden hinsichtlich Wirtschaftlichkeit, Machbarkeit und Sicherheit geprüft.

Die in Betracht gezogenen Lösungen umfassen die Implementierung einer leistungsstarken Middleware, den Einsatz einer Managed-File-Transfer-Plattform sowie einen hybriden Ansatz, der kurzfristig für bestimmte Teilbereiche eine Lösung bieten kann. Alle Optionen zeigen, dass sowohl eine Middleware als auch eine Managed-File-Transfer-Plattform eine umfassende Automatisierung und zusätzliche Validierungsmechanismen ermöglichen. Dadurch lassen sich manuelle Schritte und Fehlerpotenziale reduzieren, was zu spürbaren Zeit- und Kosteneinsparungen führt. Gleichzeitig bietet eine professionelle Plattform durch zentrale Überwachung und Verschlüsselung eine höhere Datensicherheit und Compliance-Konformität. Ein gestuftes Vorgehen – vom Test kleinerer Teilprozesse bis hin zur vollständigen Implementierung – ermöglicht es, die Umstellung reibungslos und risikominimiert durchzuführen. Damit wird das Unternehmen in die Lage versetzt, aktuelle und zukünftige Herausforderungen in der Personaldatenverwaltung effektiv zu meistern und nachhaltig zu gestalten.