Ausgangslage für das Projekt war eine bestehende Dokumentation in Form einer animierten PowerPoint-Präsentation. Entsprechend war die Modellierung und Paraphrasierung der Prozesse firmenspezifisch. In einem der Unternehmensgruppe angehörendem Unternehmen wurde bereits ein Prozessmanagementsystem (PMS der ConSense GmbH) verwendet. Die ‘PPT-Prozessmodelle’ sollten in der EPK-Notation in diesem System modelliert werden.

Das Projekt wurde in verschiedene Phasen unterteilt. Zunächst wurde eine Analyse der bestehenden IST-Prozesse auf Basis der PPT-Präsentationen durchgeführt. Anschliessend wurden die IST-Prozesse in PMS in der EPK-Notation modelliert. Es wurde identifiziert, wie in PPT abgebildete Informationen in PMS modelliert werden können. Die vorgeschlagenen Prozessmodelle wurden mit der Auftraggeberschaft evaluiert und Optimierungspotenziale identifiziert. Dann wurden die SOLL-Prozesse modelliert. Anschliessend wurde anhand der in den Aktivitäten benötigten Dokumente eine Dokumentenmatrix erstellt.

Ergebnis des Projekts sind in PMS modellierte Geschäftsprozesse, eine Prozesslandkarte sowie ein Organigramm für die in den Aktivitäten mitwirkenden Rollen. Durch die Abbildung der Prozesse als (modifizierte) EPK in PMS konnte a) die Qualität verbessert werden (Erarbeitung von optimierten SOLL-Prozessen, Vereinheitlichung von prozessrelevanten Informationen), b) die Transparenz erhöht werden (Verwendung einer in der Unternehmensgruppe etablierten Notation), c) Prozessverantwortliche und Zuständigkeiten bestimmt werden und d) die Sicherheit verbessert werden (Einführung von Versionskontrollen und Zugriffsrechten). Weiter wurde für einen Geschäftsbereich eine Dokumentenmatrix erarbeitet, die eine Übersicht über die in den Prozessen verwendeten Dokumente bietet (Input, Output). Die neue Dokumentation von Prozessen und Dokumenten kann die Grundlage für ein umfassendes Prozess- und Dokumentenmanagement bilden. Ausserdem können Vorgehen und Ergebnisse die Basis für entsprechende Verbesserungen in weiteren Unternehmensbereichen bilden.