Die Bio Partner Schweiz AG nutzte für die Neukundenerfassung das ERP-System Infor M3, stand dabei jedoch vor Herausforderungen. Daten mussten mehrfach in verschiedene Programme eingegeben werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig war. Zudem erschwerte die Nutzung mehrerer Infor-Programme die Orientierung, da oft unklar war, wo Informationen gespeichert waren. Dies führte zu Verzögerungen und Unzufriedenheit im Team. Ein vereinfachter und effizienterer Prozess war dringend erforderlich, um diese Probleme zu lösen und die Arbeitsabläufe zu verbessern.

Das Projektteam analysierte den IST-Prozess und identifizierte weitere Schwachstellen. Interviews mit verschiedenen Ansprechspersonen halfen, die Probleme klar zu verstehen. Basierend darauf wurden zwei Lösungsansätze entwickelt: eine API-Integration oder der Infor-Experience-Designer. Aufgrund seiner umfassenderen Funktionalitäten fiel die Wahl auf den Experience-Designer. Im nächsten Schritt wurde die Lösung implementiert, einschließlich einer französischen Version für den Standort in Saint-Blaise. Abschließend wurden Schulungen durchgeführt, um den Mitarbeitenden den Umstieg zu erleichtern.

Der Experience-Designer ermöglicht eine zentrale Erfassung und automatische Synchronisierung von Kundendaten, wodurch doppelte Eingaben und manuelle Fehler vermieden werden. Mitarbeitende können dennoch, falls notwendig, weiterhin Daten direkt in den ursprünglichen Programmen eingeben. Die benutzerfreundliche Oberfläche des Experience-Designers bietet eine klare Struktur, erleichtert die Orientierung und macht den Prozess insgesamt übersichtlicher. Dadurch konnte die Arbeitsweise beschleunigt und die Fehleranfälligkeit erheblich reduziert werden. Nach der Implementierung des Experience-Designers führte das Projektteam eine Schulung durch, um die Mitarbeitenden optimal auf die neue Lösung vorzubereiten. Dabei wurden die Funktionen erklärt und Fragen beantwortet, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Erste Rückmeldungen zeigten eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag: Neukunden werden schneller und effizienter erfasst, die Datensuche ist einfacher und die Benutzerzufriedenheit hat sich verbessert. Der Experience-Designer hat nicht nur den Prozess optimiert, sondern auch die Motivation im Team gesteigert und einen nachhaltigen Mehrwert geschaffen.