Das ERP-System eines Architekturbüros wird in der genutzten Version nicht mehr gewartet und scheint zudem im Hinblick auf Funktionalität und Effizienz aus der Zeit gefallen zu sein. Verschiedene Funktionen werden bereits heute durch andere Tools ersetzt. Deshalb wird mithilfe von zwei Forschungsfragen überprüft, ob das ERP-System durch eine neuere Version ersetzt werden sollte. Einerseits wird beantwortet, wie das aktuelle ERP-System gesamtwirtschaftlich einzuordnen ist. Andererseits wird analysiert, welche Anforderungen ein ERP erfüllen muss, um effiziente Prozesse zu gewährleisten.

Neben der Literaturrecherche, die die Arbeit fachlich stützt, wurde im Rahmen von acht Einzelinterviews eine qualitative Datenerhebung mit den Mitarbeitenden des Unternehmens durchgeführt. Diese Schritte dienen der Beantwortung der beiden Fragen, wobei verschiedene Auswertungen in der Arbeit gleichzeitig die Grundlage bieten für eine mögliche Software-Evaluation. So wurden, neben der Analyse des ERP-Systems sowie der administrativen Prozesse, die funktionalen Anforderungen an ein ERP-System gesammelt und bewertet. Sie würden einen Kernbestandteil eines künftigen Lastenhefts bilden.

Dem Architekturbüro wird aufgrund verschiedener Faktoren empfohlen, ein neues ERP-System einzuführen. Denn die Zufriedenheit der Mitarbeitenden wird durch das bestehende ERP-System beeinträchtigt. So werden z. B. Funktionen des Systems nicht mehr genutzt, weil diese umständlich zu nutzen sind. So wird auf andere Softwaretools für Funktionen ausgewichen, die eigentlich das ERP-System bietet. Auch besteht langfristig das Risiko, dass fehlende Dokumentation über die Nutzung des ERP-Systems zu Know-how-Verlust führt, da die Nutzung des Systems von der Erfahrung einzelner Personen abhängt. Verschiedene Empfehlungen sollten das Unternehmen bei einer möglichen Evaluation und Implementierung unterstützen. So etwa eine Zusammenfassung der kritischen Erfolgsfaktoren und den erhobenen Anforderungen zur Einführung eines neuen ERP-Systems. Zusätzlich werden weitere Optimierungspotenziale im Unternehmen identifiziert und entsprechende Massnahmen empfohlen. Z.B. die konsequentere Umsetzung einer einheitlichen Datenpflege und Ablagestrukturen, was Redundanzen und Datenqualitätsverlust reduziert.