Die Stiftung Pro Pallium hat eine grosse Datenbank an Informationsmaterialien, Forschungsergebnissen und Schulungsmaterialien, die sie den unterschiedlichen Anspruchsgruppen zur Verfügung stellen will. Dafür benötigt sie ein Konzept, welches vorgibt, wie sie ihr Wissen nach aussen nutzbar machen kann. Das Erstellen des Konzepts sowie eine entsprechende Handlungsempfehlung zu definieren ist das Ziel dieser Arbeit.

Das Projekt wurde mit einer Initialisierungsphase begonnen, bei der die wichtigsten Punkte vereinbart wurden. Danach folgte die Bedarfsanalysephase, um die Bedürfnisse der Pro Pallium zu ermitteln. Als nächstes folgte die Informationsmanagementkonzeptphase, in welcher ein Konzept ausgearbeitet wurde. Die folgende Handlungsempfehlungsphase befasst sich mit konkreten Handlungsempfehlungen für die Umsetzung des Konzepts. Die Abschlussphase diente dem Fertigstellen des Projekts. Sekundärforschung und qualitative Interviews wurden zur Datenerhebung als eingesetzte Methoden verwendet.

Es wurden zehn Datenkategorien in der Datenbank von Pro Pallium identifiziert, von denen der jeweilige Prozess abgebildet wurde. Von diesen zehn Kategorien besitzen sechs Kategorien einen IST-Zustand, welcher beschrieben und mithilfe der Prozessmodelliersprache Business Process Model and Notation modelliert wurde. Die restlichen vier Kategorien besitzen aktuell keinen IST-Zustand. Im Gegensatz zu den Kategorien, die einen IST-Zustand besitzen, konnte bei den anderen Datenkategorien ein Wunschzustand vernommen werden. Dieser wurde entsprechend dokumentiert. Unter Berücksichtigung vom Datenschutzgesetz wurde der SOLL-Zustand vom Wunschzustand abgeleitet. Zudem wurde der SOLL-Zustand im Detail beschrieben und anschliessend modelliert. Damit der SOLL-Zustand umgesetzt werden kann, benötigt es zwei unterschiedliche Frontends und ein Backend. Die Anforderungen an die Frontends und das Backend wurden dementsprechend definiert. Wie die Umsetzung dieses Vorhabens ablaufen könnte, wurde als Handlungsempfehlung beschrieben und zusätzlich modelliert.