Die Contrafeu AG verwaltet geschäftsrelevante Dokumente in komplexen Ordnerstrukturen auf einem zentralen File-Server. Die bestehenden Richtlinien zur Dokumentenverwaltung und - lenkung sind ungenügend. Das führt zu Inkonsistenzen, Doppelablagen hohem Aufwand für die Suche von Dokumenten und Sicherheitsrisiken, die die Produktivität beeinträchtigen. Ziel dieser Arbeit war es, eine Strategie für die Neugestaltung des Dokumentenmanagements zu entwickeln.

Basierend auf der Design-Science-Research-Methodik wurde die Ist-Situation analysiert. Nach einer Literaturrecherche unter anderem zum Thema Dokumentenmanagement folgten Interviews mit Mitarbeitenden und die Analyse des bestehenden Dokumentenmanagements. Daraus resultierte die Identifikation von 15 Schwachstellen und 22 Anforderungen an die verbesserte Verwaltung von Dokumenten bei der Contrafeu AG. Um die erkannten Probleme im Dokumentenmanagement anzugehen, wurden vier Lösungsvorschläge entwickelt. Schlussendlich wurde eine zweiphasige Roadmap erstellt, die den Weg zur Neugestaltung weist.

Die Analyse der Ist-Situation und die daraus gewonnen Erkenntnisse ermöglichen es der Contrafeu AG, die Situation des bestehenden Dokumentenmanagements zu beurteilen und Probleme zu erkennen. Es wurden vier mögliche Lösungsvorschläge identifiziert und eine grobe Beurteilung vorgenommen. Es hat sich gezeigt, dass für alle umfangreiche Vorarbeiten getätigt werden müssen. Deshalb wurde eine Roadmap hin zur Neugestaltung des Dokumentenmanagements erarbeitet. In einer ersten Phase sollen die Geschäftsprozesse modelliert und die darin verwendeten geschäftsrelevanten Dokumente identifiziert und in einer Dokumentenmatrix beschrieben werden. In der zweiten Phase sollen die Anforderungen vervollständigt, eine erste Übersicht möglicher Lösungsanbieter erstellt, ein Lastenheft erarbeitet und zur Offertstellung versendet werden. Anschliessend erfolgt die Evaluation der Offerten und die Wahl der Lösung und des Anbieters. Auf Basis der erstellten Roadmap kann die Contrafeu AG die nächsten Schritte planen und die Verbesserung ihrer Dokumentenverwaltung weiter vorantreiben.