Seit 2009 setzt Euresearch SugarCRM zur Verwaltung von Kundendaten ein. Mit der Ankündigung der Einstellung des Supports für die aktuelle Version und den steigenden Lizenzkosten, kombiniert mit technologischen Einschränkungen, steht Euresearch vor der Herausforderung, ein effizienteres, technologisch fortschrittlicheres und kostengünstigeres CRM-System zu implementieren. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die den vielfältigen und sich entwickelnden Anforderungen des Euresearch Netzwerks gerecht wird, die Datenverwaltung standardisiert und die Benutzererfahrung verbessert.

Das Projekt umfasst zwei Phasen: die Konzeption der Softwarearchitektur und die Evaluierung verschiedener Angebote. Diese Arbeit konzentriert sich auf die Konzeption, in der durch Umfragen in verschiedenen Büros ein Anforderungskatalog erstellt wird. Dieser dient als Grundlage für die Gestaltung der Lösung. Zudem wird eine Marktstudie durchgeführt, um geeignete CRM-Lösungen für Euresearch zu finden, die den Anforderungen entsprechen. Diese Studie beinhaltet auch Interviews mit anderen NGOs, um Einblicke in Lösungen anderer Organisationen zu gewinnen, die vor ähnlichen Herausforderung stehen.

Die Neukonzeption der Architektur ist der erste Schritt für die Ablösung des CRM-Systems bei Euresearch. Überraschende Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse zeigen, dass ein zentralisiertes CRM-System, wie es derzeit verwendet wird, in vielen Büros nicht mehr benötigt wird. Diese gewonnenen Erkenntnisse bieten für den Verein Euresearch einen erheblichen Mehrwert, da sie wichtige Problemfelder aufzeigen, die angegangen werden müssen. Die Neukonzipierung macht es erforderlich, das gesamte System der Kundenverwaltung zu überdenken und zu optimieren. Trotz der geringen Anzahl an Anforderungen und des tatsächlichen Nutzens verschiedener Büros für ein zentralisiertes CRM-System ist der Verein Euresearch verpflichtet, Kundendaten zu führen und gegenüber dem Geldgeber Bericht zu erstatten. Unsere Lösung soll genau diese unterschiedlichen Anforderungen im Netzwerk an ein zentralisiertes CRM-System adressieren und für alle Beteiligten den kleinsten gemeinsamen Nenner finden. Die nächste Phase für Euresearch beinhaltet, mit unserem Konzept eine Ausschreibung durchzuführen und eine Evaluation der Angebote, um eine fundierte Entscheidung über das richtige CRM-System zu treffen.