Aktuell ist der Berichterstattungsprozess bei der BVB zeitintensiv und es fehlt eine Historisierung der Daten sowie eine Darstellung der Rechtskonformität der Immobilien. Aus diesen Gründen hat der Leiter der Immobilienabteilung das Projekt zur Digitalisierung desEigentümerreportings initialisiert. Das Ziel des Projekts war es, ein Konzept zur Digitalisierung des Eigentümerreportings zu erarbeiten. Dabei sollte, die Effizienzsteigerungen realisiert, eine Historisierung ermöglicht, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben sichergestellt und die Integrität der Daten optimiert werden.

Für die Erarbeitung des Konzepts wurde in der ersten Phase Interviews durchgeführt. Dabei zeigte sich, dass keines der interviewten Unternehmen in derselben Branche in der Digitalisierung der Berichterstattung fortgeschritten ist. Andere Unternehmen, die im Bereich Reporting agil unterwegs sind, profitieren bereits von einer digitalisierten Berichterstattung. Anschliessend wurde eine vertiefte Literaturreche in verschiedenen Themenbereichen betrieben und eine Analyse der vorhandenen Systeme bei der BVB durchgeführt.

Basierend auf den Interviews und der Literaturrecherche empfiehlt das Projekt-Team folgendes Vorgehen: In einem ersten Schritt das Business Intelligence (BI) Tool «Power BI» von Microsoft einzuführen und eine Übersicht des Immobilienportfolios per Liegenschaft zu erstellen. Die Daten sollen durch manuelle Exporte aus den verschiedenen Systemen in einem Ordner konsolidiert werden, um als Datenquellen für das Eigentümerreporting zu dienen. Dadurch können bereits gewisse Zeitersparnisse, die Historisierung und die Darstellung der Rechtskonformität erreicht werden. In einem zweiten Schritt kann darauffolgend das BI Tool direkt mit gewissen Systemen verbunden werden, um den manuellen Export aus den Systemen zu umgehen und zusätzlich eine verbesserte Datenintegrität zu gewährleisten sowie die Digitalisierung der Immobilienabteilung weiter voranzutreiben.