Die Fachstelle Datenaustausch (FDA) des Kantons Aargau ist zuständig für den fachlichen Betrieb des kantonalen Einwohnerregisters (ERS). Die Datenhoheit liegt bei den Gemeinden, die Mutationen an das ERS senden. Bei der Mutationsverarbeitung kann es zu Fehlern kommen, die von den Gemeinden bereinigt werden müssen. Bleiben Fehler zu lange unbearbeitet, kontaktiert die FDA die verantwortliche Gemeinde und unterstützt sie bei den Korrekturen. Der Bereinigungsprozess ist intransparent, das Ergebnis ist abhängig von dem Wissen der beteiligten Personen und es besteht kein Monitoring.

Das persistente Speichern der Mutationsmeldungen im ERS führt zu einer prozessbezogenen Sichtweise der Meldungsabfolge einer Person, was den Einsatz der Process-Mining-Anwendung Celonis erlaubt. Um den Mutationsprozess, der aus rund 60 Meldungen besteht, zu strukturieren, wurden die Aktivitäten anhand der in den Mutationsmeldungen enthaltenen Informationsblöcken in fünf Teilprozesse aufgeteilt. Über eine Java Database Connectivity (JDBC)-Schnittstelle konnte eine Extract, Transform, Load (ETL)-Pipeline erstellt werden, die Delta-Loads ermöglicht, welche für tagesaktuelle Analysen sorgen.

Mit der Anbindung von Celonis wird die Meldungsverarbeitung im Rahmen der Process-Mining-Aktivitäten unterstützt, indem ein kontinuierliches Kennzahlenmonitoring zur Verfügung steht. Die Fehleranalyse wird mittels Übersichten, Erinnerungen und Lösungsvorlagen vereinfacht. Gezielte Suchen nach verdächtigen Aktivitätssequenzen ermöglichen eine strukturierte Qualitätskontrolle.