In der Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion des Kantons Bern (GSI) sind heute drei Rollen, mit teilweise überschneidenden Aufgaben, für den Betrieb von Applikationen verantwortlich: Die Service Manager (SM) beim Digital Management (DM) und die Fachverantwortlichen (FaV) und Power-User (PoU) in den Fachämtern. Durch die Digitalisierung wird die Bedeutung der Zusammenarbeit zwischen dem DM und den Fachämtern immer grösser. Durch Entwicklungen und Weiterentwicklungen von Applikationen entsteht ein Mehraufwand, welcher nur durch Optimieren der Zusammenarbeit bewältigt werden kann.

Das Projekt wurde nach Hermes in den Phasen Initialisierung, Situationsanalyse, Lösungssuche, Lösungsfindung und Empfehlung abgewickelt. Nach dem der Projektauftrag unterschrieben war, wurden die aktuellen Prozesse analysiert. Dabei wurden verschiedene Handlungsfelder definiert, welche Optimierungspotential aufweisen. Um das Potential zu nutzen, wurden drei verschiedene Lösungsvarianten erarbeitet. In einer Nutzwertanalyse hat sich klar die beste Lösungsvariante herauskristallisiert, welche dann in einer Empfehlung detaillierter ausgearbeitet und dem Auftraggeber empfohlen wurde.

Das Ergebnis ist eine Empfehlung der besten Lösungsvariante «Business Analyst im Fach» an die Auftraggeberschaft, welche darauf abzielt, das Optimierungspotential in den definierten Handlungsfelder auszuschöpfen. Die Handlungsfelder sind aus Gruppieren der aufgenommenen Painpoints aus der Situationsanalyse entstanden und betreffen folgende Themen: Umgang Change- und Releaseprozesse, Umgang mit Supportprozess, Wissensmanagement und Organisation/Rollenverteilung. In der Empfehlung werden Optimierungsmassnahmen bezüglich Dokumentation, Kommunikation und Wissen vorgestellt. In Bezug auf die Dokumentation werden bereits die neu modellierten und beschriebenen Prozesse mitgegeben. Die benötigten Rollen für die Prozesse mit deren Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und erforderlichen Fähigkeiten werden detailliert beschrieben. Die Lösung bringt eine organisatorische Veränderung mit sich, was gewisse Risiken mit sich tragen kann. Deshalb beinhaltet die Empfehlung mögliche Hürden mit dazugehörigen Gegenmassnahmen. Zusätzlich ist eine weiterführende Empfehlung enthalten, welche bereits mögliche Aufteilungen der Fachapplikationen in der neuen Organisationsstruktur aufzeigt.