Der Auftraggeber dieses Projekts führt jährlich zahlreiche Projekte durch. Dabei kommt es vor, dass mehrere Projekte Abhängigkeiten aufweisen. Diese fachlichen, zeitlichen oder auch organisationalen Abhängigkeiten können in Form von betroffenen Prozessen, Ressourcen, Daten oder Applikationen auftreten. Die Erkennung von Abhängigkeiten erfolgt dabei ohne festgelegte Systematik und rein basierend auf Erfahrung einzelner Mitarbeitenden. Dieses Vorgehen kann dazu führen, dass relevante Abhängigkeiten übersehen oder falsch eingeschätzt werden.

Das Projekt wurde in fünf Phasen aufgeteilt. Nachdem in der Initialisierungsphase der Projektauftrag erstellt wurde, analysierte das Projektteam bei der Bedarfsanalyse das Projektumfeld und die Problemstellung. Dies, damit in der darauffolgenden Phase drei Grobkonzepte ausgearbeitet werden konnten. Diese wurden dem Auftraggeber präsentiert, welcher im Anschluss eines auswählte, welches in der Konzeptphase weiter ausgearbeitet wurde. In der letzten Phase, der Empfehlungsphase, wurde vom Projektteam eine Handlungsempfehlung abgegeben für das weitere Vorgehen und die Implementierung des Konzepts.

Das Konzept baut auf dem bestehenden Projektmanagementprozess auf, mit dem Ziel, diesen weitestgehend beizubehalten. Die Hauptanpassung betrifft die Projektdokumentation: Sie soll durch spezielle, auswertbare Merkmale ergänzt werden, die in vordefinierten Kategorien organisiert sind. Diese Merkmale ermöglichen es, Abhängigkeiten in Bezug auf Prozesse, Applikationen und Schlüsselthemen zu identifizieren. Auf Basis dieser Daten werden automatisierte Reports erstellt, die direkt auf einer unternehmensinternen Confluence-Seite zugänglich sind. Dieser Ansatz erfordert keine zusätzlichen Schnittstellen oder komplexe Integrationen.