Es gibt Softwareprogramme, welche teils überschneidende Funktionen bieten. Dies führt zu teuren Redundanzen und Unklarheit darüber, wofür welches Tool einzusetzen ist. Es existieren weitere Tools, die für eine eventuelle Aufnahme zu überprüfen sind.

Die Funktionalitäten wurden analysiert, um Redundanzen zu ermitteln. Recherchen sowie Befragungen wurden durchgeführt, um den aktuellen Bestand zu dokumentieren sowie die Bedürfnisse zu identifizieren. Das neue Datenschutzgesetz per 01.09.2023 wurde thematisiert und Berührungspunkte mit den Aktivitäten des Unternehmens aufgezeigt. Bezüglich den Klientendaten wurde eine Risikoanalyse erstellt. Für die Soll-Situation wurden Microsoft 365 und Google Workspace verglichen. Für die Entscheidung wurde das House of Quality-Model zur Hilfe genommen. Das Resultat wurde um eine SWOT-Analyse ergänzt.

Im Vergleich zu Google Workspace zeigte Microsoft 365 eine grössere Eignung für das Unternehmen. Insbesondere überzeugte Microsoft 365 mit der Datenhaltung in der Schweiz und den Projektmanagementfunktionen. Da das Personal bereits mit Microsoft Office arbeitet, spricht die unkompliziertere Einarbeitung ebenfalls für diese Anwendung. Für die entsprechende Umstellung auf Microsoft 365 wurden die Gesamtkosten und ein grober Zeitplan ermittelt. Das neue Softwareinventar mit Lizenzkosten wurde definiert und mit den bestehenden Lizenzkosten verglichen. Auch wurden die Einsparungen berechnet. Neben Microsoft 365 wurde das kostenlose Tool Photopea, die alternative zu Photoshop, und Senja PDF, für die Erstellung und Bearbeitung von Formularen, in die neue Palette aufgenommen. Das neue Softwareinventar gilt als Handlungsempfehlung für die Spitex Region Brugg.