Bei der EDELMANN IMMOBILIEN AG werden Dokumente an mehreren Orten sowohl physisch als auch digital abgelegt. Unter anderem auf Microsoft SharePoint, dem ERP-System W&W ImmoTop2 und im Büro. Dieser Umstand sorgt für ineffiziente Vorgänge, Medienbrüche und nimmt Platz weg. Es gibt kein Konzept für die Digitalisierung der physischen Dokumente und die Auswahl eines dafür geeigneten Systems.

Das Vorgehen orientierte sich am methodisch an Design Science Research und inhaltlich am Wasserfallmodell. Nach einer Literaturrecherche folgten Vor-Ort-Analysen durch Mitarbeitergespräche. Darauf basierend wurden halbstrukturierte Interviews durchgeführt sowie transkribiert, wodurch die Ist-Situation erfasst und zwei Hauptprozesse mittels BPMN modelliert wurden. Anhand dieser Daten wurden Systemanforderungen festgelegt, die passende digitale Produktkategorie identifiziert und spezifische Produkte gegenübergestellt. Schliesslich wurde mögliches Vorgehen zur Digitalisierung aufgezeigt.

Die Ergebnisse der Thesis zeigen, dass ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als geeignete Option für das Soll-System in Frage kommt. Das Lösungsartefakt bietet daher eine Grundlage für die Auswahl eines passenden DMS, beinhaltet vordefinierte Meta-Daten und eine mit dem Auftraggeber abgestimmte Ablagestruktur. Eine wichtige Komponente hierbei ist die DMS-Schnittstelle, die die Integration des DMS mit dem ERP-System ImmoTop2 von W&W ermöglicht. Diese Schnittstelle stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente zentral im DMS gefunden werden können, unabhängig von ihrer Herkunft. Auf Basis der Expertise von W&W und bestehenden Erfahrungen mit dieser Schnittstelle wurden vier potenzielle DMS-Produkte identifiziert sowie hinsichtlich der definierten Grobanforderungen miteinander verglichen. Mit dem Vergleich wurde eine Entscheidungsgrundlage zur Auswahl eines spezifischen DMS geschaffen, jedoch wurde basierend auf den ähnlichen Ergebnissen empfohlen, erweiterte Offerten einzuholen, um auch abschliessend den Preisaspekt beurteilen zu können. Abschliessend wurde eine Implementierungs-Roadmap für ein DMS erstellt.