Die Inhouse Exchange Server 2016 und Domaincontroller der RMS Foundation sollen zu MS 365 migriert werden, da Aufwand und Risiken bei der Betreibung der selbst gehosteten Server zu hoch sind und in der Vergangenheit bereits sicherheitstechnische Probleme aufgetreten sind. Die aktuelle Betreibung der Exchange Server ist nicht mehr zeitgemäss. Die Auftraggeberschaft wünscht sich daher eine Studie, welche sie bei der Entscheidungsfindung unterstützt und bei der Umsetzung der Migration zu MS 365 anleitet.

Zu Beginn wird die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten bei MS 365 beschrieben und mit der On-Prem Situation verglichen. Anhand der Informationen von microsoft.learn.com werden dann die Kosten und die Vorgehensweise der Migration zu MS 365 erläutert. Das Barracuda Support Team hat eine Anleitung für den Export der Daten aus dem Barracuda E-Mail Archiv zur Verfügung gestellt. Daraus folgt ein Konzept, welches eine Migration zu MS 365 zu Randzeiten beschreibt. Dank eigener Interaktion mit MS 365 konnten zudem die täglichen Routinearbeiten der Administration beschrieben werden.

Die Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der Daten sind bei MS 365 besser, als es On-Prem der Fall ist. Der Wegfall des On-Prem Servers hat zur Folge, dass die volle Kontrolle über die Daten verloren geht. Dafür sind die Daten bei Microsoft besser gesichert und die RMS Foundation ist im Falle eines Problems nicht verantwortlich. Was die Kosten anbelangt, kann die RMS Foundation als gemeinnützige Organisation von rabattierten Preisen profitieren, was die Migration zu MS 365 einiges attraktiver macht. Die On-Prem Anlage ist nur so lange kostengünstiger, wie sie fehlerfrei funktioniert und nicht ersetzt werden muss. Deshalb ergibt ein Umstieg auf das zukunftsorientierte MS 365 mit einem Fixkosten-Model Sinn. Die Aufarbeitung der Microsoft Dokumentation und das erstellte Konzept zeigen deutlich, dass die Migration technisch von der RMS Foundation umgesetzt werden kann. Mit der Auslagerung der Daten an Microsoft verbessert die RMS Foundation dank der Einführung der Zweifaktorauthentifizierung auch den Schutz vor Phishingversuchen und anderen Cyberattacken. Microsoft Intune trägt dank der Geräteverwaltung ebenfalls zur Verbesserung der Sicherheit bei.