Als grösstes Unternehmen des öffentlichen Verkehrs hat die SBB bis Ende 2023 die Ziele gesetzt, einen höheren Automatisierungsgrad, mehr Standardisierung und Transparenz in deren Beschaffungsprozesse einzubringen. Der Beschaffungsprozess beinhaltet unterschiedliche Stammdaten, die während der Bestellabwicklung verwendet werden. Veraltetete und unvollständige Datenbestände verursachen Nachkorrekturen, welche mit hohen Ressourcen verbunden sind. Vor diesen Herausforderungen wird die Datenqualität dieser Daten sowie deren Einfluss auf die manuellen Bestellkorrekturen evaluiert und beurteilt.

Zum einen erfolgt eine Onlineumfrage, wobei Herausforderungen und Anforderungen in Bezug auf Datenqualität, aus der Perspektive der Datennutzenden ermittelt werden. Parallel werden die relevanten Einkaufsstammdaten der fünf aufwändigsten Warengruppen untersucht, welche einen bedeutsamen Einfluss auf die manuellen Bestellkorrekturen haben. Beide Ergebnisse verhelfen dazu, Handlungsempfehlungen auszuarbeiten, um dadurch die Datenqualität dieser Einkaufsstammdaten zu steigern, folglich den Bearbeitungsaufwand für die Bestellungen zu reduzieren und somit die Effizienz im Prozess zu steigern.

Im Jahr 2022 erfolgten die meisten Bestellkorrekturen in den Warengruppen Elektro-Verbrauchsmaterial, Persönliche Schutzausrüstung, Handwerkzeuge Maschinen, Kabel und Befestigungsmaterial. Aus den Evaluationen resultiert, dass der Datentyp Einkaufsinfosatz diese Korrekturen in den Warengruppen verursacht. Die meisten Anpassungen wurden bei den Preisen, Lieferterminen und Incoterms umgesetzt. Aus Sicht der Datennutzern sind Daten im Operativen Einkauf dann hochwertig, wenn sie vollständig, gegenwärtig, konsistent und fehlerfrei sind. Die Ursachen für Unvollständigkeiten im Datenbestand entstehen aufgrund eines fehlenden Bewusstseins nach Datenqualität, Benutzerfehlern und unklaren Verantwortlichkeiten im Datenerfassungsprozess. Die formulierten Zielwerte für die Messung der Datenqualitätsdimensionen Vollständigkeit, Konsistenz, Aktualität und Fehlerfreiheit wurden mehrheitlich nicht erreicht. Deshalb bedarf es an kurzfristigen wie auch an nachhaltigen Optimierungen, um den Datenbestand der Einkaufsinfosätze zu steigern und den Bearbeitungsaufwand für die Bestellungen zu reduzieren.