Eine effiziente Gestaltung von Geschäftsprozessen ist essenziell, um Arbeitsqualität sicherzustellen und zusätzliche Aufwendungen zu vermeiden, während problematische Prozesse den Unternehmenserfolg gefährden können. Um einerseits dieses Risiko zu minimieren und andererseits die Internationalität sowie interne System-Vereinheitlichung voranzutreiben, erfolgte 2022 die Einführung eines neuen ERP-Systems. Ein neues System bringt jedoch auch neue Herausforderungen mit sich. Im Fall von Gruner handelt es sich um einen suboptimalen Prozess der Kundenzahlungsverbuchung, der verbessert werden soll.

Dafür wurden zu Beginn zwei Fragestellungen formuliert. (1) Worin liegen die auf Effizienz und Qualität bezogenen Problembereiche des Prozesses der Kundenzahlungsverbuchung? (2) Welche Massnahmen können ergriffen werden, um die identifizierten Problembereiche zu behandeln und dadurch die Effizienz und Qualität des Prozesses zu steigern? Damit die Probleme des Prozesses erfolgreich identifiziert werden können, wird eine detaillierte Prozessanalyse durchgeführt. Die Ausarbeitung geeigneter Verbesserungsmassnahmen erfolgt nach dem Vorbild des Lean Managements und dessen Prinzipien.

Mithilfe der Prozessanalyse konnten vier zentrale Problemfelder festgehalten werden, die eine Beeinträchtigung von Prozesseffizienz und -qualität bewirken. Manuelle Arbeit, die bei der Durchführung des Prozesses anfällt, stellt die Hauptursache für den Effizienzmangel dar. Die qualitativen Mängel sind auf die weiteren drei Probleme zurückzuführen. Fehlmahnungen sind ein qualitatives Problem, welches direkt durch die Ineffizienz des Prozesses verursacht wird. Zusätzlich herrscht im aktuellen Zustand mangelnde Kennzahlenaktualität als auch -qualität. Durch die Verfolgung von Lean Management Prinzipien wurden drei Verbesserungsmassnahmen erarbeitet, um die beschriebenen Probleme minimieren zu können. Mit dem Einsatz von automatisierten Prozessschritten kann die manuelle Arbeit reduziert und gleichzeitig die Kennzahlenaktualität verbessert werden. Die Durchführung einer wöchentlichen Buchungskontrolle führt zur Reduktion von Fehlmahnungen, während die Kennzahlenqualität indirekt durch ein verbessertes Adressmanagement gesteigert werden kann.