Die Bewerber:innen für die Polizeischule der Kantonspolizei Aargau durchlaufen einen Prozess zur Evaluation zur Aufnahme. Der bestehende Prozess beinhaltet viele verschiedene Medien und manuelle Arbeitsschritte für die verschiedenen Leistungsnachweise, die zu einem ineffizienten Ablauf und möglichen Fehlern in der Bearbeitung führen können. Dieser Prozess soll optimiert werden.

Der bestehende Prozess wurde analysiert und dokumentiert und diente als Ausgangslage für die Erarbeitung eines neuen Prozesses und die Evaluation des Tooling. In gemeinsamen Meetings und Workshops wurde der bestehende Prozess gemeinsam analysiert, die zentralen Anforderungen an den neuen Prozess festgehalten und ein SOLL-Prozess wurde definiert. Basierend auf dem neuen Prozess wurde eine Lösung mit Confluence von Atlassian erarbeitet und getestet.

Der initiale Auftrag der KAPO setzte ein klares Ziel der Digitalisierung des Bewerbungs- und Auswahlprozesses. Durch die gemeinsamen Analysen kristallisierte sich Confluence schnell als eine mögliche Option zur Umsetzung heraus, vor allem deshalb, weil die Vorschriften für die Aufnahme von Systemen in die Landschaft des Kanton Aargau nicht viele Alternativen zuliessen. Confluence ermöglichte es, die drei Hauptziele der Arbeit zu erreichen. Der Papierverbrauch wurde bis auf den gewünschten finalen Export eliminiert. Die Kooperationsmöglichkeiten aller Beteiligten ist durch Confluence ebenfalls möglich, da dies die Kernfunktion der Anwendung ist. Das dritte Ziel der Prozesseffizienz lässt sich nicht exakt bestimmen und kann nur mit den Resultaten der Tests und Annahmen getroffen werden. Basierend darauf lässt sich sagen, dass auch dieses Ziel erfolgreich erfüllt werden konnte, die genauen Resultate werden sich erst mit dem aktiven Gebrauch durch die KAPO zeigen.